القاهرة : الأمير كمال فرج.

من يستمتع بالاجتماعات؟ حتى قبل أن يقلب Covid-19 طريقة عملنا ، كانت الاجتماعات واحدة من أكثر الجوانب المرعبة في يوم العمل. منذ ظهور الوباء ، نعقد المزيد من الاجتماعات ، لكنها أقصر ، مع قضاء وقت أقل بنسبة 11.5٪ في الاجتماعات كل يوم. 

ذكر تقرير نشرته مجلة forbes "لضمان عقد الاجتماعات في جو من الإنتاجية والوضوح والمتعة ، تحتاج الفرق إلى مناقشة كيفية إدارة اجتماعاتهم. يمكن إجراء هذه المناقشة بالاتفاق الشفهي أو تلخيصها في رسالة بريد إلكتروني، ولكن أفضل نهج هو إنشاء ميثاق اتصال".

ميثاق الاتصال هو وثيقة قصيرة تحدد كيفية تواصل الفريق لإنجاز عمله. يحدد الأدوات التي سيستخدمها الفريق في الاجتماعات والاتصالات الأخرى، وكيف سيتم استخدام هذه الأدوات، والمعايير والسلوكيات المتوقعة بين أعضاء الفريق.

مواثيق الاتصالات

تعد مواثيق الاتصالات أكثر أهمية في الوضع الطبيعي الجديد، فمن خلال الحصول على اتفاق وتأييد حول كيفية تواصل الفريق ، يمكن للفريق بأكمله العمل معًا بشكل أكثر سلاسة وبأقل احتكاك. يمكن أن يؤدي إنشاء ميثاق إلى طرح افتراضات حول ما يراه أعضاء الفريق على أنه الطريقة "الصحيحة" لفعل الأشياء، وتحدي تلك الافتراضات.

أحد الأسباب الملحة لإنشاء ميثاق اتصالات هو أن العديد من الفرق لم تغير بشكل جذري طريقة إدارتها والتعامل مع مثل هذه الاجتماعات على الرغم من الانتقال إلى العمل عن بُعد. يديرون الاجتماعات بنفس الطريقة عبر Zoom كما فعلوا عندما كان الفريق في نفس الغرفة.

يلزم إجراء الاجتماعات عن بُعد في الوضع الجديد؛ المزيد من الثقة ، والمزيد من الأمان النفسي ، والمرونة، والمزيد من الاتصالات الهادفة من قائد الفريق. يسمح إنشاء ميثاق اتصال بإعادة تشغيل الفريق ونهج جديد لكيفية عمله.

مع تزايد العمل عن بُعد، قد نجد أنفسنا في اجتماعات عن بُعد مع فرق متفرقة جغرافيًا. قد نعمل مع أجزاء جديدة من الشركة بطرق مختلفة للقيام بالأشياء، لذلك يمكن أن يساعد ميثاق الاتصال في التعرف على الاختلافات الثقافية وتقليلها.

مواثيق الاتصالات حيوية بشكل خاص للفرق المختلطة. عندما يكون لدينا بعض الأعضاء مجتمعين وبعضهم بعيدًا في فرق مختلطة، يمكن أن يحدد الميثاق العمليات والمعايير السلوكية اللازمة لضمان شعور أعضاء الفريق البعيدين بأنهم جزء من المحادثة مثل الأعضاء الذين يجلسون معًا.

إشراك الفريق في إنشاء الميثاق

لتحقيق أقصى قدر من المشاركة من قبل الفريق، اجعل الميثاق نشاطًا لجميع الأعضاء. ينتج عن مشاركتهم شيء أكثر انعكاسًا لكيفية عمل الفريق ؛ من الناحية المثالية، يعكس أسلوب اتصال كل عضو في الفريق وتفضيلاته قدر الإمكان.

والأهم من ذلك، أن إشراك الفريق يبني الشعور بالملكية في الميثاق. هذه فائدة ثانوية كبيرة، وهي بناء تماسك الفريق، وتجعل الجميع يشعر أنه قد تم الاستماع إلى صوتهم.


ما يحتاج ميثاق الاتصالات إلى احتوائه

بينما لكل فريق بعيد أو مختلط سياق مختلف تمامًا، يتم تضمين بعض الأساسيات في أي ميثاق اتصال. اطرح هذه الأسئلة واستخدم الإجابات لإنشاء ميثاق الاتصال :

1) متى سنلتقي، ومن الذي يجب أن ينضم؟

كم مرة سوف نلتقي؟، ما هي المواضيع التي تتم مناقشتها بشكل أفضل في الوقت الفعلي مقابل وضع عدم الاتصال؟، هذه مناقشة أساسية يمكن أن تقلل من عدد الاجتماعات غير الضرورية. اعتمادًا على الموضوع والنتائج، من يحتاج إلى الانضمام إلى الاجتماع؟ تجنب الافتراض بأن الجميع بحاجة للانضمام إلى كل اجتماع. تأكد من أن أعضاء الفريق سينضمون إلى الاجتماع فقط إذا كانوا سيشاركون.

تأكد من وضع قواعد بشأن الوقت الذي لن يجتمع فيه الفريق خارج ساعات العمل للحفاظ على التوازن بين العمل والحياة. إذا كان الفريق عالميًا، ضع بعض الإرشادات حول أوقات الاجتماعات والمناطق الزمنية لتقليل عدد الأشخاص الذين يحتاجون إلى الانضمام في ساعات فردية. تذكر ، لا يحتاج الجميع إلى الانضمام إلى كل اجتماع.


2) ما هي الأدوات التي سنستخدمها، ولأي مهام ، لاختصار أوقات الاجتماعات؟

في حين أن سياسات تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالشركات قد تلزمنا، احصل على موافقة من الفريق على الأدوات التي سيتم استخدامها. ما هي الأدوات التي سيتم استخدامها للقضايا ذات الأولوية العالية؟، ما الذي سنستخدمه للاتصال المتزامن مقابل الاتصال غير المتزامن؟، المفتاح هنا هو التأكد من أننا نستخدم الأدوات المناسبة للمهام الصحيحة، وأن الجميع يوافقون فقط على استخدام هذه الأدوات، حتى لا نواجه مشكلات في التشغيل البيني.

لاحظ أن هذا يشمل جميع أدوات التعاون والتواصل، وليس فقط ما سنستخدمه في الاجتماعات. يمكن أن يساعد التفكير في جميع الأدوات في تحديد طرق لتقليل الوقت الذي يقضيه في الاجتماعات.

ناقش المهام التي يمكن إجراؤها بشكل غير متزامن، قبل الاجتماع أو بعده. على سبيل المثال، أنشئ قاعدة مفادها أن وقت الاجتماع لن يُستخدم لتقديم عروض PowerPoint التقديمية، وبدلاً من ذلك أرسل مجموعات الشرائح إلى الفريق لمراجعتها مسبقًا، بحيث يأتي الفريق إلى الاجتماعات بأسئلة ويكون جاهزًا للمناقشة. استخدم أدوات التعاون عبر الإنترنت مثل Mural أو Miro لمناقشة ومشاركة الآراء على ألواح الكتابة الافتراضية خارج أوقات الاجتماعات.

3) ما هي قواعد وسلوكيات فريقنا في الاجتماعات؟

هذا هو المكان الذي يحتاج فيه الفريق إلى التركيز. لا يهم مدى جودة أدوات الاجتماع أو كيفية استخدامها إذا كان الفريق يفتقر إلى توافق في الآراء بشأن السلوكيات المتوقعة. عند إنشاء هذا ، تعكس ثقافة الفريق الحالية والمعايير الموجودة مسبقًا.

ناقش كيف يجب أن يتصرف أعضاء الفريق أثناء إجراء مكالمة، على سبيل المثال ، عدم تعدد المهام، هل سنستخدم الكاميرات أم لا؟.

تحديد كيفية بناء روابط الفريق في كل مكالمة؛ على سبيل المثال، يبدأ كل اجتماع بكسر الجليد أو متابعة ما يجري خارج العمل.

ضع إرشادات حول كيفية اتخاذ الفريق للقرارات، بالإضافة إلى كيفية تسجيل تلك القرارات ومشاركتها. تأكد من أن كل شخص لديه ملخص اجتماع مكتوب، حتى لا يكون هناك مجال لسوء الفهم.

ضع توقعًا بأن كل شخص في المكالمة يجب أن يساهم، ولكن ابتكر بعض الطرق لمساعدة الانطوائيين أو أولئك الذين لا يثقون في اللغة الإنجليزية على التحدث والتعبير عن أنفسهم. يمكن القيام بذلك بشكل غير متزامن.

بمجرد إنشاء الميثاق، اطلب من الفريق مراجعته والموافقة عليه ووضعه موضع التنفيذ. إذا كان هناك خلاف، ارجع إلى الميثاق وحل النزاعات بهذه الطريقة. اعتبر ميثاق الاتصال وثيقة حية، وقم بتحديثه حسب الحاجة.

لن يقضي ميثاق الاتصالات على ويلات الاجتماعات السيئة، ولكنه سيساعد في ضمان نتائج أفضل من الاجتماعات التي تعقد بالفعل.