القاهرة: الأمير كمال فرج.

تحقيق التوازن بين العمل والحياة يشمل خطوات كثيرة، أحدث هذه الطرق إعادة كتابة توقيع بريدك الإلكتروني للفصل بين العمل والحياة الشخصية، حيث أصبح الاتجاه الجديد صياغة توقيعات إلكترونية تتميز باللطف والسخرية والنكتة أحيانًا تعزز التوازن وتفصل بين العمل والوقت الشخصي.

ذكرت بريتاني وونغ في تقرير نشرته صحيفة HuffPost أن "العمل عن بُعد والعمل الهجين أديا إلى طمس الخطوط الفاصلة بين الوقت داخل وخارج العمل للعديد من العمال. لمكافحة هذا، يقوم المزيد من العمال بوضع توقيعات بريد إلكتروني مبتكرة توضح ساعات عملهم، أو تنص على أن المستلم يمكنه الرد في أي وقت يناسبهم".

على سبيل المثال، أدرجت إحدى زميلاتي ملاحظة صغيرة ومدروسة تحت اسمها وبيانات اعتمادها في توقيعها: "ساعات عملي عادة من 8:30 صباحًا إلى 6 مساءً بالتوقيت الشرقي، من الاثنين إلى الجمعة"، كما هو موضح. "إذا لم تكن هذه هي ساعات عملك، فلا تشعر بالحاجة الملحة للرد خارج ساعات عملك المعتادة."

أما أريان يونج، مؤسسة شركة المساعدة الافتراضية، Not Your Average Girl Friday، فقد نص توقيعها الخاص على: "أحترم الحدود حول الوقت الشخصي والرعاية والراحة. إذا وصل هذا البريد الإلكتروني أثناء قيامك بأي من هذه الأشياء، فيرجى حماية وقتك والانتظار للرد حتى تعود إلى العمل أو أمام جهاز الكمبيوتر الخاص بك."

أخبر آخرون، مثل الكاتبة المستقلة ميج سانت إسبريت، الناس مسبقًا أنهم قد يكونون بطيئين في الاستجابة في أوقات معينة. بعد أن أرسل أحد العملاء بريدًا إلكترونيًا لاذعًا حول وقت استجابة سانت إسبريت، أضافت هذه الأم المشغولة بأربعة أطفال إخلاء مسؤولية إلى توقيعها: "يرجى ملاحظة أنني قد أكون أبطأ في الرد على البريد الإلكتروني في أشهر يونيو ويوليو وأغسطس بسبب عدم قدرة الولايات المتحدة على توفير رعاية أطفال بأسعار معقولة للأمهات العاملات".

في البداية، تساءلت سانت إسبريت عما إذا كان السطر قد يكون مبالغًا فيه بعض الشيء، ولكن بعد ذلك بدأ الناس في الرد عليها والقول إنهم أحبوه. وعندما غردت عن توقيعها، انتشرت التغريدة على نطاق واسع.

هل ساعد ذلك سانت إسبريت في الحفاظ على الحدود في حياتها العملية؟. قالت: "حسنًا، لا يزال الناس يرسلون لي رسائل بريد إلكتروني لاذعة أو يضايقونني بعد أقل من 24 ساعة بشأن أمور غير عاجلة. لا يمكنني تغييرها. لكنني أعمل على تغيير عقليتي "المتاحة دائمًا" في الوقت الحالي".

في حين أن هذا الاتجاه لا يزال في مرحلته الناشئة - فهو أكثر شيوعًا في المجالات الإبداعية من غيره، كما قال الخبراء الذين تحدثت إليهم - تعتقد كيني دومينغيز، الرئيسة التنفيذية ومؤسسة Bay Equity HR، أن هذه التوقيعات يمكن أن تكون بمثابة تغيير لقواعد اللعبة للحفاظ على سلامة عقل العمال، والحفاظ على توازن صحي بين العمل والوقت الشخصي.

أوضحت دومينغيز إن وضع ساعات عملك في توقيع بريدك الإلكتروني "يضع توقعات واضحة منذ البداية. إنه يخبر الناس متى يمكنهم توقع تلقي رد، وهو أمر مفيد للغاية للتخطيط لمهامهم الخاصة". "أنت تعرف متى تصل إلى شخص ما، ويتمكن من إدارة يومه بشكل أفضل، والبقاء مركزًا بدلاً من التحقق باستمرار من صندوق الوارد الخاص به".

لم تفاجأ جينيفر بوردا، أستاذة الاتصالات في جامعة نيو هامبشاير التي أجرت أبحاثًا حول التوازن بين العمل والحياة والأمهات العاملات، بظهور خطوط التوقيع التي تعزز العافية.

بينما تتجه القوى العاملة في الولايات المتحدة إلى أن تكون أكبر سنًا من الماضي وهناك عدد أكبر من العمال الذين تزيد أعمارهم عن 65 عامًا أكثر من أي وقت مضى، تعتقد بوردا أن عمال الألفية والجيل الأكبر سنًا من الجيل Z يتركون بصماتهم على ثقافة مكان العمل، بدءًا من تحديد توقعات واضحة حول التوازن بين العمل والحياة.

قالت بوردا: "بالإضافة إلى ذلك، أعتقد أن التحول إلى العمل عن بُعد والعمل الهجين والترتيبات الأكثر مرونة في عامي 2020 و2021 خلقت فرصة للعمال للتفكير في أنواع ظروف العمل التي تناسب حياتهم الخاصة".

أوضحت بوردا إن إدراك مدى انحناء جزء "العمل" من معادلة "العمل والحياة"، جعل بعض الأشخاص يبدأون في بناء حدود أكثر ثباتًا بين عملهم وحياتهم الشخصية.

بالطبع، إضافة جملة أو جملتين عن ساعات عملك أو متى يمكن لشخص ما أن يتوقع ردًا يكون أسهل كثيرًا إذا كنت عاملًا مستقلًا أو مالكًا لشركة صغيرة أو عاملًا لحسابك الخاص.

على سبيل المثال، قالت مدربة إدارة الوقت آنا ديرمون كورنيك إنها صادفت مؤخرًا سطرًا مميزًا من صاحبة شركة صغيرة ربما لا يصلح في بيئة أكثر رسمية.

أدرجت صاحبة العمل ساعات عملها، إلى جانب نكتة حول مواعيدها القادمة خارج المكتب: "موعد خارج المكتب القادم"، كما جاء في النص. "هل تحسب مرحلة الجسم الأصفر لدي؟" مشيرة بذلك إلى وقت الدورة الشهرية.

بالنسبة لكورنيك، كان ذلك مثالاً مثاليًا لصاحبة عمل مرحة تداعب عملائها المستهدفين - صاحبات أعمال أخريات ـ وتقدم لهم القليل من الفكاهة المتعلقة بالدورة الشهرية.

قالت كورنيك: "إنها لا تخجل من مشاركة أنها خلال المرحلة الجسم الأصفر من دورتها الشهرية، عادة ما تأخذ إجازة، ولكن بالطبع، ربما لا يكون مثل هذا السطر مقبولًا في بيئة الشركات، ففي العديد من المكاتب المؤسسية، يُتوقع أو على الأقل يُشجع قسم الموارد البشرية على استخدام توقيعات بريد إلكتروني موحدة ومتناسقة"

هل تريد اعتماد توقيع أكثر اهتمامًا بالصحة والعافية في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل والتي ستحظى بإعجاب الجميع؟ فيما يلي، يقدم خبراؤنا بعض النصائح حول كيفية صياغة توقيعك:

1ـ اقرأ أولاً عن ثقافة شركتك.

قالت كورنيك، بشكل عام، تريد إجراء فحص درجة حرارة مكان عملك وسياسات التسويق والعلامة التجارية قبل إضافة أي شيء خارج عن القاعدة. هل يؤكد جزء "المهمة والرؤية والقيم" في دليل شركتك مرارًا وتكرارًا على مدى أهمية التوازن بين العمل والحياة في مكان عملك؟.

تعتقد كيت زيباي، الأستاذة المساعدة للإدارة في كلية ميتش دانييلز للأعمال في جامعة بيرديو، أن أفضل طريقة لتحديد ما إذا كان توقيعك يتماشى مع ثقافة شركتك هي الملاحظة والتحدث مع الآخرين، وقالت: "قد تتعاون حتى مع عدد قليل من الزملاء الموثوق بهم لصياغة وتنقيح توقيعاتك معًا".

تعتقد دومينغيز، خبير الموارد البشرية، أنه من الآمن عمومًا إدراج ساعات العمل القياسية وربما الأوقات المفضلة لديك للمكالمات الهاتفية أو الاتصالات العاجلة.

2ـ عبارة قصيرة وغير متكلفة

 قال يونغ "لا يجب أن تكون هذه الإضافة المميزة طويلة للغاية. ولتحقيق هذه الغاية، حاول أن تكون عبارة قصيرة وغير متكلفة من سطر واحد تؤكد على ما هو الأكثر أهمية بالنسبة لك، وهذا قد يعني الإشارة إلى ساعات عملك، أو متى يمكن للمتلقي أن يتوقع الرد.

3ـ توصيل حدودك بطريقة إعلامية وليست توجيهية

قال زيباي "من المهم أن يوضح سطر العافية الخاص بك بوضوح ما تريد أن يعرفه الآخرون، وليس ما تريد منهم أن يفعلوه: "المفتاح هو توصيل حدودك بطريقة إعلامية وليست توجيهية، على سبيل المثال، أخبر الأشخاص عندما تكون متصلاً بالإنترنت ببساطة عن طريق الكتابة، "ساعات عملي من الساعة 8 صباحًا حتى 4 مساءً".

وأضاف إن "توقيعك الالكتروني بيان يحدد توقعات واضحة حول وقت توفرك دون أن يعني أن الآخرين يجب أن يضبطوا سلوكهم أو توقعاتهم حولك".

قالت دومينغيز إن"تحديد هذه الحدود لا يساعدك فقط في إدارة يومك بشكل أفضل، بل إنه أيضًا يقدم مثالًا إيجابيًا للزملاء حول تقدير الوقت الشخصي. الأمر كله يتعلق بجعل حياة العمل أسهل قليلاً للجميع المعنيين".