القاهرة : الأمير كمال فرج.

في الأوقات الاقتصادية الصعبة اليوم، أصبحت إدارة التدفق النقدي أكثر أهمية من أي وقت مضى. سواء كانت زيادات في الأسعار بسبب مشاكل سلسلة التوريد، أو ارتفاع تكلفة العمالة، فقد شهد عدد لا يحصى من أصحاب الأعمال الصغيرة ارتفاع تكاليفهم دون زيادة مقابلة في الإيرادات.

كتب روهيت أرورا في تقرير نشرته مجلة Forbes "بينما يمكن للعديد من الشركات استيعاب مشكلات التدفق النقدي قصير الأجل ، إذا استمرت المشكلة على مدار أشهر ، فقد تجد المؤسسة نفسها في مشكلة مالية خطيرة".

في كثير من الأحيان، يتمثل أحد جذور المشكلة في وجود الكثير من الإيرادات غير المحصلة. تعد إدارة المستحقات النقدية مهمة صعبة، ولكنها مهمنة لإدارة عمل تجاري ناجح. لا أحد يحب الاتصال بأي شخص لأنه مدين بالمال، ولكن إذا كان ترك العديد من العملاء المتأخرين، فإن أصحاب الأعمال إذا تقاعسوا في التحصيل، يخاطرون بملاقاة نفس المصير، ويرون درجاتهم الائتمانية تنخفض. فيما يلي 5 طرق لتحصيل المستحقات بشكل أسرع

1. تأمين الدفع المسبق.

اعتمادًا على نوع العمل أو حجم الطلب، يعد طلب إيداع كبير قبل معالجة طلب، أو بدء مشروع، طريقة رائعة للاستمرار في التدفق النقدي. ضع في اعتبارك جعل ذلك جزءًا دائمًا من جهود مبيعاتك. يعد تقديم خصم للدفع مقدمًا وسيلة لتحفيز العملاء على الدفع مقدمًا.

نصيحة: ضع اعتبار لهذا الخصم عند تحديد السعر الأولي.

هناك طريقة أخرى يمكن من خلالها استخدام الخصومات بنجاح لتحسين التدفق النقدي، وهي تقديمها كحوافز لدفع الحسابات التي فات موعد استحقاقها. في مثل هذه الحالات، قدم خصمًا بسيطًا فقط.

عندما يعتقد العملاء المتأخرون في السداد أنهم يحصلون على صفقة، فقد يصبحون أسرع في الدفع. المفتاح هو عدم تقديم هذه الخصومات المتأخرة كسياسة مستمرة للعملاء الذين سيستفيدون من معدل التخفيض (مع كبح المدفوعات لتحسين أرباحهم النهائية).

2. تحديد سياسات الدفع كتابة

في بداية علاقة عمل جديدة، حدد سياسات الدفع كتابيًا. اجعلها جزءًا من عملية الإتفاق. بهذه الطريقة ، لا يمكن للعملاء الادعاء بأنهم أساءوا فهمهم، أو يتفاجأون بشروط الدفع.

نصيحة: تأكد من ذكر الخصومات المقدمة، والرسوم المترتبة عن السداد المتأخر في الاتفاق. استخدم التسطير أو خط غامق أو مائل لإبراز هذا الجزء من مستند الدفع.

3. الفاتورة على الفور.

في بعض الأحيان، لا يلوم أصحاب الأعمال أحدًا سوى أنفسهم على مشكلات التدفق النقدي الخاصة بهم. على وجه التحديد، يمكن لأولئك الذين يتباطأون في إرسال فواتيرهم أن يتوقعوا أن يكون لديهم دافع بطيء.

بعد كل شيء، إذا كان الحصول على الأموال لا يبدو أنه يمثل أولوية لشركتك، فلماذا يجب أن يكون أولوية بالنسبة لشركتهم؟، قد يكون التراكم في حسابات القبض لديك ناتجًا عن إجراءات الفوترة السيئة.

نصيحة: إذا كنت تقوم بإعداد فواتيرك الخاصة وتتواصل باستمرار ، اطلب من محاسبك أو محاسبك القانوني القيام بذلك نيابة عنك. هذا استثمار يستحق القيام به إذا كان يسرع عملية الدفع، ويحسن التدفق النقدي.

4. تقصير شروط الدفع.

من خلال تقصير شروط الدفع ، يمكن للشركة أن تعد نفسها للدفع بشكل أسرع. لا تجلس كل شركة على فواتيرها. البعض منهم يدفعون بسرعة. ضع في اعتبارك تغيير فترة السداد من 30 يومًا إلى "مستحقة عند الاستلام" للعملاء الجدد.

نصيحة: قد يؤدي تغيير مصطلح الدفع للعملاء الحاليين إلى إثارة حفيظتهم. ومع ذلك، إذا وجدت أنه من الضروري إدارة فترة مالية صعبة، فتأكد من إخبارهم بالتغيير في السياسة، وسبب تطبيقها.
 
5. معاقبة المتأخرين في الدفع.

يعرف أي شخص تلقى إشعارًا متأخرًا من مصلحة الضرائب الأمريكية مدى السرعة التي يمكن أن تتراكم بها الرسوم والفوائد المتأخرة. لا يرغب أصحاب الأعمال بالتأكيد في أن يصبحوا مثل وكلاء مصلحة الضرائب، لكن اعتماد رسوم عن الدفع المتأخر قد يكون فعالًا في تأمين الدفع الفوري للحسابات التي فات موعد استحقاقها.

نصيحة: أرسل تذكيرات بأنه سيتم تكبد رسوم متأخرة عن السداد المتأخر.

كيف تدير العلاقة مع الحسابات المتأخرة؟

ماذا لو كان العميل متأخرًا بشكل مزمن في الدفع ... وبدأ السلوك يزداد سوءًا؟، يجب أن تضع في اعتبارك أنك ستلتقط المزيد من الذباب بالسكر أكثر من الملح. كن لطيفًا بشأن ذلك إذا كان العميل متأخرًا في السداد لبضعة أيام فقط.

أذكر ذلك في مكالمة هاتفية بأدب، وذكّره بأنه لم يتم استلام الدفعة بعد. اقترح الدفع في تلك اللحظة عن طريق بطاقة الائتمان. إذا كان العميل متأخرًا بنسبة 60-90 ، فأخبره أنك تحاول تصفية حسابات القبض الخاصة بك، واسأل متى يمكنك توقع السداد.

نصيحة: أظهر التعاطف، واذكر أنك تدرك أن فيروس كورونا وتأثيره اللاحق على الاقتصاد قد يكون عاملاً في الدفع المتأخر. ثم ضع في اعتبارك كيف يضر الوباء بشركتك أيضًا؟.

قد يتمثل جزء من العملية في أن العميل الذي يتأخر في الدفع يتوقف عن العمل لبعض الوقت. يكون مجتهدا. إذا حدد تاريخًا للدفع وفاته ، أرسل خطابًا يطلب فيه الدفع الفوري مع تضمين نسخة من الفاتورة. في حالة إرسال نسخة من الفاتورة الأصلية، قم بختمها على أنها "فات موعد الاستحقاق".

إذا تجاوز تاريخ استحقاق الحسابات أكثر من 90 يومًا، وبدا أنه من غير المرجح أن يدفع العميل الفاتورة في أي وقت قريبًا، فمن الضروري أن تصبح أكثر حزمًا. وتحدد مسار العمل التالي ، مثل تعيين محام، أو إرسال الفاتورة إلى وكالة تحصيل.

نصيحة: لا تخف من اتخاذ خطوات حاسمة إذا شعرت أن دافع الأموال المتأخر لا يأخذ الأمر على محمل الجد. نعم، ضع في اعتبارك عوامل مثل طول العلاقة. العملاء على المدى الطويل يستحقون التفهم.

الذمم المدينة هي جزء من الميزانية العمومية لكل شركة. إنها تؤثر على الصحة المالية للشركات الصغيرة (والكبيرة أيضًا). سواء كنت تحاول سداد ديونك أو تتقدم بطلب للحصول على قرض تجاري صغير للتوسع ، اجعلها نقطة لإدارة مستحقاتك بحكمة.