القاهرة : الأمير كمال فرج.

إن ترك اجتماع غير مثمر، أو الأسوأ من ذلك، الذهاب إلى اجتماع تعرف أنه سيكون غير مثمر هو أمر محبط. إذا كنت تقود الاجتماع ، فأنت المسيطر. لديك القدرة على ضمان عدم إهدار الوقت وسير الاجتماع كما يجب لكي يحقق النتائج المرجوة. حددت أفيري بلانك في تقرير نشرته مجلة Forbes خمس طرق لضمان اجتماع مثمر:

1. إرسال بريد إلكتروني شامل وموجز إلى المشاركين.

فكر في أول رسالة بريد إلكتروني ترسلها إلى المشاركين في الاجتماع على أنها بداية لمشروع. في البداية، تريد أن تكون واضحًا بشأن هدف الاجتماع وأي لوجستيات (المكان والزمان، على سبيل المثال).

عند مراجعة بريدك الإلكتروني قبل الإرسال ، اسأل نفسك: "هل يخبر البريد الإلكتروني المستلم بالمعلومات التي يحتاج إلى معرفتها ليكون قادرًا على المشاركة الكاملة في الاجتماع؟"

على الرغم من أن بريدك الإلكتروني يجب أن يكون شاملاً، إلا أنه يجب أن يكون موجزًا أيضًا. ستؤدي كثرة المعلومات إلى صعوبة رؤية المتلقي للمعلومات المهمة. لا تكتب فقرات طويلة ومتعددة. بضع فقرات محددة تكون أكثر وضوحا. استخدم النقاط إذا كان ذلك يساعد على تقليل كمية المحتوى.

2. اطلب من المشاركين المشاركة في بعض الأعمال التحضيرية.

يمكن أن تتضمن إحدى فقرات البريد الإلكتروني طلبًا للتفكير في إجاباتهم ومشاركتها على بعض الأسئلة قبل الاجتماع. اجعل المشاركين في الاجتماع يبدؤون في التفكير قبل الاجتماع.

اطلب من المشاركين الرد عليك مباشرة (وليس النسخ أي شخص آخر). قد يشعر الناس براحة أكبر عند مشاركة أفكارهم مباشرةً مع شخص واحد بدلاً من مجموعة من الأشخاص. بالإضافة إلى ذلك، يكره الأشخاص عمومًا "الرد على جميع" رسائل البريد الإلكتروني، وسيقدرون أنك لن تسد صندوق بريدهم الإلكتروني.

3. شارك المحتوى مع المجموعة مسبقًا.

بمجرد تلقي العمل التمهيدي من كل مشارك، قم بتوليف المحتوى ومشاركته مع جميع المشاركين في الاجتماع. أشر إلى أنه تم تحرير المحتوى لتجنب التكرار. لا ترفق أسماء بالردود. يجب أن يكون التركيز في هذه المرحلة على تنوع الأفكار، وليس على من قالها.

سيضمن جمع هذه المعلومات من المشاركين في الاجتماع مسبقًا أن التفكير الذي يحدث أثناء الاجتماع يبدأ على مستوى أعمق. ستكون قد استرجعت المحتوى الأساسي للتأكد من أن مناقشتك مثمرة.

4. اقتراح هيكل الاجتماع مقدما.

قبل الاجتماع، اقترح كيف تريد أن يسير الاجتماع. يمكنك أن تقول في رسالتك الإلكترونية، على سبيل المثال ، "أقترح أن يتولى كل منا زمام المبادرة في توجيه سؤال ، كما هو موضح أدناه".

الناس يريدون القيادة. ستجعل هذه المبادرة المشاركين يشعرون بمزيد من الثقة في أن الاجتماع سينجز شيئًا ما. تساعد المشاركة أيضًا على ضمان استعداد كل شخص للاجتماع ومشاركته أثناء المناقشة.

5. أثناء الاجتماع، أعد مناقشة الغرض من الاجتماع.

حتى مع الاجتماعات الأكثر تنظيمًا أو الإعداد جيدًا ، يمكن أن تخرج المحادثات عن مسارها. يمكن أن تكون الأفكار التي يتم إنشاؤها مهمة، ولكنها قد لا تركز على المهمة المطروحة.

إذا كان الغرض من الاجتماع هو تحديد استراتيجية أو موقف، يمكنك أن تسأل المجموعة، "كيف تساعدنا هذه اللغة في تحديد استراتيجيتنا أو موقفنا؟"، كقائد ، أنت مسؤول عن تحقيق هدف الاجتماع وضمان بقاء الاجتماع على المسار الصحيح. اطرح أسئلة لتوجيه المحادثة وتحقيق هدف الاجتماع.

تأكد من أن اجتماعاتك مثمرة. اكتب رسالة بريد إلكتروني محكمة. قم بالعمل الشاق في وقت مبكر من خلال مطالبة المشاركين بالقيام بالأعمال التحضيرية. شارك الطريقة التي تريدها للاجتماع المزمع إجراؤه . أثناء الاجتماع، قم بتوجيه المحادثة إلى هدف الاجتماع.