القاهرة : الأمير كمال فرج.

في عام 2020 ، بدأ عشرات الملايين من الأشخاص العمل من المنزل ، ليس لأنهم أرادوا ذلك ، ولكن لأن شركاتهم أغلقت مكاتبها بسبب القلق بشأن covid-19 أو طُلب منها إغلاقها من قبل الحكومة.

ومن المفارقات أن بعض الموظفين استمتعوا بالعمل من المنزل لدرجة أنهم يفضلون ترك وظائفهم بدلاً من العودة إلى المكتب بدوام كامل ، وفقًا لاستطلاع حديث.

كتب إدوارد سيغال في تقرير نشرته مجلة Forbes أن "جيف سيبرت هو المؤسس المشارك لـ Digits ، وهي منصة لتحليل الأعمال، بعيدة تمامًا ولا يوجد بها مكاتب أو قاعات اجتماعات أشار إلى أنه من المؤكد أن العمل عن بُعد ليس لكل الأعمال وليس لكل فرد".

قال سيبرت "إذا احتاج فريقك إلى التجمع معًا لتصميم نموذج أولي لمنتج مادي، فسيكون ذلك صعبًا. أو إذا كنت تعمل في شركة ناشئة في مجال التكنولوجيا الحيوية باستخدام معدات معملية خاصة، فمن غير الممكن توفيرها لكل مكتب منزلي. أو إذا كنت منفتحًا كبيرًا وتهوى الثرثرة في غرفة الغداء والاجتماعات الاجتماعية للفريق في الساعة 5 مساءً ، فقد لا يكون أسلوب العمل هذا هو فنجان الشاي الخاص بك".

وأوضح أن "كل موظف جديد في شركة Digits لديه الخيار: إذا كنت تفضل العمل من المنزل ، فنحن نمنحك 2000 دولار لتجهيز مكتبك في المنزل. كرسي رائع. مكتب جديد. نباتات المنزل. طاولة جانبية مع بار قهوة. حقًا أي شيء تشعر به سيجعل حياتك اليومية أكثر متعة. على العكس من ذلك ، إذا كنت تفضل أن تسلك طريق العمل المشترك، اختر مكانك المفضل وسنغطي رسوم عضويتك الشهرية للمكتب ".

جوانا ليمان هي المستشارة الرئيسية وقادة الممارسة للثقافة والشمول في Kadabra ، وهو فريق متعدد التخصصات من خبراء القيادة والثقافة. قالت أنه "من خلال العمل الشخصي ، يميل المديرون إلى الاعتماد على" العصي "أكثر من الاعتماد على" الجزرة".

وأضافت أنه "لقيادة فريق عن بعد أو هجين بشكل فعال، عليك أن تفهم الدوافع الجوهرية لدى موظفيك لإنجاز مهامهم، إنهم يحتاجون أيضًا إلى التفكير في تنفيذ حلقات التغذية الراجعة المستمرة مقابل المراجعات السنوية حتى لا يكون هناك "بعيدًا عن الأنظار ، بعيدًا عن العقل" بالنسبة لأولئك الذين ما زالوا بعيدين ".

تدريب إضافي

يجب ألا يترك قادة الأعمال الذين يسمحون للموظفين - أو يفكرون في السماح لهم - بالعمل عن بُعد ، أي شيء للصدفة. وهذا يعني التفكير في المبادئ التوجيهية والبروتوكولات والضمانات الأخرى المناسبة وتنفيذها لضمان عدم تعرضهم وشركاتهم لأي مفاجآت.

قد يكون من الضروري توفير تدريب إضافي لموظفيك، إذا افترض المسؤولون التنفيذيون في الشركة أنهم يستطيعون الوثوق بجميع موظفيهم للتعامل بشكل صحيح مع الواجبات والالتزامات والمسؤوليات المتعلقة بالتكنولوجيا المرتبطة بالعمل عن بُعد ، فإن نتائج الاستطلاع الجديد قد تجبرهم على إعادة النظر في تلك الافتراضات.

وفقًا لمسح أجرته Vyopta / Wakefield Research في أغسطس ، لم يثق المدراء التنفيذيون تمامًا في ثلث عمالهم للتنقل بشكل صحيح في تقنية التعاون عن بُعد اللازمة لإنجاح العمل عن بُعد. في كثير من الحالات ، تم تأديب الموظفين أو فصلهم من العمل بسبب أخطائهم.

لذلك من المهم التشاور مع محاسب قانوني معتمد CPA للشركة والمحامي ومستشار الموارد البشرية وموظفي تكنولوجيا المعلومات وغيرهم لتحديد كيفية تطبيق سياسات وممارسات الشركة الحالية على العاملين عن بُعد وما إذا كانت هناك حاجة إلى تغيير أو تعديل أو إنشاء أي سياسات. فيما يلي 8 ممارسات لتنظيم العمل عن بعد، تكفل راحة الموظفين ، وسلامتهم ، وتساعدهم على الانتاجية :

1ـ توقعات مكتوبة

نينا روس خبيرة في العمليات التجارية أعدت سياسات العمل عن بعد لأصحاب العمل. قالت: "عند مناقشة سياسات وإجراءات واتفاقيات العمل عن بعد ، حدد التوقعات كتابةً حتى لا يكون هناك خلط بين الإدارة والموظفين. كل شركة لديها مجموعة فريدة من الظروف الخاصة بها ".

2ـ الجدارة والأهلية

 نصحت روس بوضع مبادئ توجيهية للموظفين للتأهل لميزة الموظف للعمل عن بعد، وتقول "إذا كان لديك مشكلة مع موظف - شخص لديه حضور أو مشاكل أخرى - فإن العمل عن بعد لهذا النوع من الموظفين لن ينتهي بشكل جيد".

3ـ تحديد مساحة عمل في المنزل

لأغراض التأمين ، أوصت بتحديد مساحة العمل المعينة من خلال وصف المنطقة كتابةً وتضمين صورًا واضحة للمنطقة. تتذكر قائلة: "قرأت عددًا من القصص التي تصف موظفين يحاولون تقديم مطالبات لشركات العاملين بسبب سقوطهم خارج المنزل أو في مناطق أخرى من المنزل".

أوصت روس بأن تكون أماكن العمل في المنزل "آمنة وخالية من أي هفوة أو مخاطر أخرى قد تسبب الإصابة. يجب أن توافق الإدارة على جميع مناطق العمل البعيدة المعينة. اطلب من وكيل التأمين المرخص لك مساعدة شركتك في إنشاء قائمة فحص السلامة ".

4ـ ساعات العمل والمتطلبات

قالت روس إنه خلال ساعات العمل المحددة ، "يجب أن يكون الموظفون جاهزين لعقد المؤتمرات الهاتفية وجهًا لوجه (الكاميرا) والمكالمات الهاتفية والرد على رسائل البريد الإلكتروني بطريقة سريعة. يجب على الشركة تحديد جميع المصطلحات المعممة مثل "عاجل".

وأضافت أن "هذا هو المكان الذي ينشأ فيه قدر كبير من الارتباك بين الإدارة والموظفين. يجب توخي الحذر الشديد عند تحديد الخطوط العريضة لهذه المعلومات ونقلها إلى الموظفين ".

5ـ معدات الشركة

أوصت روس بأنه "ينبغي توجيه الموظفين عن بُعد للعمل حصريًا في جميع مهام الشركة ومشاريع الشركة على المعدات الموردة والمملوكة للشركة. لا يجوز تحت أي ظرف من الظروف استخدام المعدات المملوكة للشركة لأسباب شخصية، أو إنشاء المستندات على جهاز كمبيوتر شخصي ، ثم نقلها إلى كمبيوتر الشركة.

وأوضحت روس أن "هذه السياسة تقلل من فرصة تلوث الفيروسات وخوادم الشركة وأجهزة كمبيوتر الشركة الأخرى، كما أنها تساعد في التحكم في مستندات الشركة ".

6ـ أمن الإنترنت

نصحت روس بأنه "يجب على محترفي تكنولوجيا المعلومات في الشركة تحديد نوع اتصال الإنترنت المطلوب للموظفين عن بُعد. هل سيكون توسيع الإنترنت مطلوبًا؟ هل سيتم تعويض الموظفين عن مصاريف الإنترنت؟، قد يؤدي استخدام النقاط الساخنة أو اتصالات الإنترنت البطيئة السرعة إلى إبطاء الإنتاجية. مع وجود اتصال إنترنت احتياطي يضمن عدم الانقطاع أثناء الاجتماعات والمشاريع وما إلى ذلك ".

7ـ طرق التواصل

قلت روس "كيف سيتواصل الموظفون مع الإدارة؟ مع بعض؟ ما هو وقت الاستجابة لإعادة اتصالات الإدارة والعملاء؟ "، "يجب تحديد هذا بوضوح".

8ـ تقييم العمل عن بعد

أوضحت روس أنه"الموظفون الذين مُنحوا امتيازات العمل عن بُعد يفترضون أن العمل عن بُعد دائم، لذلك يجب إخبار الموظفين بوضوح أنه سيتم تقييم إعداد العمل عن بُعد على أساس منتظم لكل موظف على حدة ويمكن تغييره أو تعديله أو إلغاؤه تمامًا ".