القاهرة : الأمير كمال فرج.

تتمثل إحدى المشكلات الرئيسية في العمل من المنزل في صعوبة بناء فريق وإدارته والاحتفاظ به. التوظيف عن بُعد ليس بهذه الصعوبة في التعلم، ولكن إنشاء ثقافة مؤسسية لفريق عمل عن بُعد لن يجمع الموظفين معًا فحسب ، بل سيبقيهم معًا ، ليس بالأمر السهل.

كتبت كاترينا سوخينكو في تقرير نشرته مجلة Forbes "قمت بتجميع قائمة من ثلاثة مبادئ بسيطة ستساعدك على بناء فريق قوي، ودعم تحفيز الأشخاص دون الاتصال الشخصي الذي تشتد الحاجة إليه".

1 ـ قواعد الشركة تجعل الفريق أقوى.

ثقافة الشركة هي عنصر أساسي لنجاح الأعمال. هذه هي القيم المادية والمعنوية للشركة، ومسارها ، والمعايير الأخلاقية للسلوك وحتى تقاليد معينة. بالنسبة لأكثر من 40٪ من الأشخاص من مختلف الأجيال ، تعد ثقافة الشركة أحد المعايير التي يدرسونها عند اختيار الوظيفة التالية.

تلخص دراسة أجرتها شركة برايس ووترهاوس كوبرز أن هذا ينطبق بشكل خاص على جيل الألفية، الذين غالبًا ما يبحثون عن ثقافة مؤسسية مختلفة عما شوهد من قبل.

يمتلك فريقنا أداة مهمة في شكل صفحة wiki (نوع من المواقع الإلكترونية يسمح للزوار بإضافة المحتويات وتعديلها) إنه كتاب القواعد الداخلي لدينا، وهو عبارة عن مجموعة من أفضل الحالات، ومساعد إعداد من نوع ما للموظفين الجدد. نستخدمها لجمع كل الحالات الصعبة وحلولها. هذا يجعل عملية إعداد الموظفين الجدد أسرع وأبسط، لأنه يمكن لأي شخص دائمًا إجراء بحث سريع، والعثور على كل من الشخص المسؤول عن منطقة معينة وإجابة لسؤاله.

ساعد هذا في الرحلة على زيادة حجم الفريق من 10 إلى 27 شخصًا في غضون أربعة أشهر، مع وجود المزيد في طور الإعداد. تعتبر دراسة الويكي الداخلي مهمة جدًا لثقافة الشركة.

يتضمن الويكي أقسامًا مثل "مبادئ الإدارة والشركات" التي تصف قيم الشركة وطريقة بنائها وقواعد الاتصال الداخلية. هناك أيضًا أقسام مثل "العلاقات العامة والتسويق" و "المحتوى والعمل مع النصوص" و "برنامج الشراكة" و "التسويق المباشر" وغيرها - ويتم منح أعضاء الفريق المختلفين حق الوصول إلى تلك الأقسام التي ستكون مفيدة للغاية لهم.

هذه الإرشادات مفيدة جدًا للفرق البعيدة التي تضم أكثر من خمسة أشخاص، لأنها تساعد في تقليل وقت التحاق الموظفين الجدد، وتعزيز الإنتاجية الإجمالية للفريق. بالنسبة لنا، فقد أتاحت تعديل العمليات التجارية وتقليل معدل دوران الموظفين.

في الوقت الحالي، كان معظم موظفينا هنا معنا منذ البداية، وهم يوصون الشركة لبناء حياتهم المهنية وقد طوروا مهاراتهم معًا أثناء العمل في الشركة. لقد تمكنا من خفض نفقات التوظيف، ونقدر أن إيرادات الشركة تنمو كل شهر بعدة آلاف من الدولارات. هذا هو نتيجة التأثير الإيجابي للموظفين الذين كانوا معنا منذ اليوم الأول.

مؤشر مهم آخر لثقافة الشركة أثناء الإعداد هو متابعة الموظف: مكالمات مخططة مع رئيس المواهب لمعرفة كيفية سير التكيف، وما إذا كان كل شيء واضحًا في القواعد ، وما إذا كانت هناك حاجة إلى أي معلومات أخرى، وكيف يشعر الشخص في مكان جديد بشكل عام. ضع في اعتبارك ضمان حصول كل موظف جديد أيضًا على "رفيق" يرافقه أثناء اكتشاف عمليات ومهام القسم.

2 ـ استخدم التكنولوجيا للتفاعل مع الناس.

يمكن للتفاعلات الاجتماعية أن تجمع الناس معًا بكفاءة مثل قواعد الشركة. وبينما توفر المكاتب العادية غير المتصلة بالإنترنت الكثير من الفرص للتفاعلات الاجتماعية المنتظمة والطبيعية، مع العمل من المنزل WFH ، يتعين على المرء تخصيص وقت محدد لها. اتصل واكتب لموظفيك ليس فقط لسؤالهم عن الموعد الذي ستكون فيه المهمة جاهزة، ولكن للتحدث معهم حول حياتهم، أو مزاجهم، أو إجازتهم، أو عطلة نهاية الأسبوع.

لقد اقترحت أيضًا جدولة مكالمات الفيديو. العمل ثماني ساعات في اليوم من المنزل، يمكن أن يشعر الناس بالعزلة، ومن المهم رؤية زملائهم من وقت لآخر. يعمل فريق Postoplan (منصة لوسائل التواصل الاجتماعي وأدوات إدارة التسويق)عن بُعد من 18 دولة مختلفة لفترة طويلة حتى الآن ، ويريد الموظفون الجدد دائمًا معرفة المزيد عن الأشخاص الذين يعملون معهم.

قم بإجراء المكالمات لتقديم منتجات جديدة، ومناقشة إطلاقها والتحديات ذات الصلة، واسأل موظفيك عن أفكارهم بشأن القرارات التي تتخذها الشركة. أظهر لموظفيك أنك تراهم كأشخاص وليس مجرد أدوات تؤدي مهامًا معينة، وتتلقى المال في المقابل.

3ـ شارك النتائج.

الموظفون الذين يفهمون أهمية المشكلة التي يحلونها والمسار العام لشركتهم يعملون بكفاءة أكبر. هذا جزء من الاستنتاج الذي توصل إليه كاتب العمود بيتر كوهان على أساس دراسة أجرتها كلية الدراسات العليا في جامعة هارفارد.

على الرغم من أن الدراسة كانت مخصصة لقضايا التحفيز عند الأطفال، إلا أن العديد من نقاطها تنطبق على البالغين. بغض النظر عن أعمارهم، يريد الناس أن يعرفوا أن عملهم مفيد إلى حد ما. من الناحية المثالية، إنه شيء كبير ومهم ، مثل إسعاد الآخرين (المستهلكين) أو المساعدة في التغلب على أمراض معينة.

الشركات ذات المهام والقيم الواضحة تشهد انخفاضًا في معدل دوران موظفيها - مع زيادة معدل دوران الموظفين بنسبة 41٪ مع قدر كبير من التوظيف الداخلي، مقارنة بالشركات ذات التوظيف الداخلي المنخفض.

هذا لا يعني أنك لم تعد تدفع رواتب لموظفيك، وتخبرهم بدلاً من ذلك أن تقاريرهم أو منتجاتهم جعلت العملاء يبتسمون. ولكن من المهم أيضًا إعلام الأشخاص بأن عملهم لا يذهب هباءً، لأنه سيحسن رضاهم الوظيفي.

لذا، شارك الإنجازات الشهرية للشركة مع الموظفين، وتحدث عن المدخلات التي قدمها الجميع ، وحدد أفضل الموظفين في الشهر - وجدت دراسة واحدة شملت 200 ألف شخص على مدار 10 سنوات أن 79٪ من المستجيبين الذين تركوا وظائفهم يشيرون إلى عدم الاعتراف بهم. أحد أسباب المغادرة.

تساعد الروح المعنوية الجيدة للشركة، والجو اللطيف، والقيم المشتركة، وثقافة الشركات التي يسهل فهمها الشركات على البقاء في اللعبة لفترة أطول من خلال تقليل معدل دوران الموظفين، وتحسين إنتاجية العمل.

حتى مع العمل من المنزل WFH ، من المهم الانتباه إلى هذه الجوانب باستخدام الأدوات الأساسية مثل قواعد الشركة، والتواصل غير الرسمي بين الموظفين والإدارة، والاعتراف بنتائج الجميع.