القاهرة : الأمير كمال فرج.

يتعامل البعض مع البريد الإلكتروني بطريقة روتينية، ولا يعلمون أن البريد الإلكتروني ليس فقط وسيلة سريعة وفعالة للتواصل، ولكنه عنصر أساسي للحصول على الفرص.

كتبت مينا ثيروفينجادام في تقرير نشرته مجلة FORTUNE أن "إيمي شيثام نشأت في ريف ولاية مين ولم تلتحق بهذا النوع من الكليات التي توظفه البنوك الاستثمارية . لم يكن لديها صلات عائلية بالخدمات المصرفية أو سيرة ذاتية منتقاة بعناية للطلاب الجامعيين لمساعدتها في اقتحام الأعمال. ما كانت تملكه فقط عنوان بريد إلكتروني، واستعداد للتواصل مع الغرباء".

بعد 150 رسالة بريد إلكتروني أو نحو ذلك ، حصلت شيثام - خريجة كلية كونيتيكت ، مدرسة الفنون الحرة الصغيرة في نيو لندن ، كونيتيكت - على تدريب صيفي مرغوب فيه في جي بي مورجان. على طول الطريق ، تعلمت كيفية استخدام البريد الإلكتروني بشكل فعال كأداة للإقناع.

تقول: "قد يكون من السهل حقًا كتابة رسالة بريد إلكتروني طويلة، ولكن هذا ليس بريدا مباشرا وفي صلب الموضوع،  كتابة رسالة بريد إلكتروني تؤدي إلى النتيجة المرجوة شيء آخر تمامًا".

قالت ميريام دومين، نائبة رئيس حلول العملاء في مجموعة Ariel Group ، وهي شركة استشارية تركز على مساعدة الأشخاص على التواصل بشكل أفضل في البيئات المهنية: "بمجرد أن يفتح شخص ما بريدًا إلكترونيًا، يجب أن يعرف ما يدور حوله وما يفترض أن يفعله".

الوصول إلى هذه النقطة ليس بالأمر السهل دائمًا، لا سيما عندما تطلب المساعدة.  قالت شيثام ، وهي الآن مستثمرة رئيسية في Costanoa Ventures ، وهي شركة في مرحلة مبكرة من رأس المال الاستثماري مقرها سان فرانسيسكو: "لا تتغلب على الأدغال". "أنت تتواصل لأنك تريد المساعدة. أن نكون صادقين بشأن ذلك أمر جيد تمامًا ".

1 ـ كن إستراتيجيًا مع سطر الموضوع الخاص بك

قبل أن تتمكن من جعل شخص ما يتصرف على بريدك الإلكتروني، عليك أن تجعله يفتحه. إذا كانت رسالة بريد إلكتروني تتطلب اهتمامًا فوريًا، ففكر في هذا الإلحاح من خلال موضوعها ، كما توصي إيريكا داوان ، مؤلفة كتاب "لغة الجسد الرقمية Digital Body Language" بالتفكير في ماذا ومتى في سطر الموضوع، فذلك يمكن أن يذهب بعيدًا في مساعدة الناس على تحديد الأولويات" ، كما تقول.

اجعل سطور الموضوع قصيرة وتذكر أن تطبيقات البريد الإلكتروني قد لا تعرضها بالكامل. إذا كان هناك شيء عاجل حقًا ، فقل ذلك مبكرًا. وجد تطبيق الإنتاجية بوميرانغ Boomerang أن سطور الموضوع المكونة من ثلاث إلى أربع كلمات تلقت معظم الردود، لكن شيثام تقول إنها وجدت أن الاحتفاظ بما بين ست إلى ثماني كلمات هو الخيار المناسب.

بغض النظر عن مدى قصر ما تقرره مع سطر الموضوع، ستحتاج إلى تضمين تفاصيل كافية لحث القارئ على النقر للحصول على المزيد. إذا كنت تطلب شيئًا محددًا، فإن شيثام  توصي بالإشارة إلى هذا الطلب في سطر الموضوع.

2 ـ تمهل وكن متعمدا

أنت لست الشخص الوحيد الذي يتصفح البريد الوارد بسرعة في الوقت الحاضر. الجميع يفعل ذلك.تيقول داوان: "نحن نميل إلى البحث السريع والبحث". "ما يمكن أن يدفعنا إلى القيام به هو عدم قراءة رسالة بوضوح أو الرد بوضوح على ما تم طرحه".

قبل أن تضغط على إرسال على هذا البريد الإلكتروني الذي تمت صياغته على عجل، قم بقراءته مرة أخرى. لا داعي للقلق بشأن كل كلمة، ولكن عليك التأكد من أن رسالتك - وأي طلبات محددة تقدمها - واضحة تمامًا.

تجنب إرسال الرسائل السريعة - خاصة إذا كنت غاضبًا - ولا تجبر المستلمين على القراءة بين السطور. تقول دوان: "ليس من المقبول أن تكون غير منتظم في البريد الإلكتروني بعد الآن". "خذ الوقت الكافي لفهم متى يكون من المقبول أن تكون موجزًا ​​وعندما يكون من المهم الحصول على إجابة أكثر تفكيرًا".

لتقليل سلاسل البريد الإلكتروني التي لا نهاية لها ، فكر في عقد اجتماع أو مكالمة هاتفية بدلاً من ذلك للتحدث عن المشكلات المعقدة أو الحساسة أو التي من المحتمل أن تسبب الارتباك. تقول: "يمكن أن تكون المكالمة الهاتفية أفضل من 1000 رسالة بريد إلكتروني".

3 ـ اجعل الرسالة سهلة للقارئ
 
تجعل أفضل رسائل البريد الإلكتروني من السهل قدر الإمكان على المستلم اتخاذ الإجراء المطلوب. كتاب هذا النوع من الرسائل مباشرون ، وينقلون نبرة احترافية ، ويوضحون هدفهم بوضوح.

إذا كنت لا تعرف المستلم بالفعل ، فابدأ بتقديم نفسك وإبراز رابط مشترك - مثل الانتماء المشترك للخريجين - لإنشاء اتصال شخصي أكثر. يقول دوماين من مجموعة آرييل: "ستحتاج إلى تضمين الكلمات التي تخلق اتصالًا عاطفيًا".

إذا كنت تطلب إعداد مكالمة هاتفية ، فقم بتضمين رابط تقويم مع مدى تواجدك. إذا كنت تطلب خطاب توصية ، فقدم نموذجًا أو قدم تفاصيل لتسهيل قيام القارئ بصياغة نموذج خاص به.

توصي المؤلفة دوان بإبقاء رسائل البريد الإلكتروني على بضع فقرات فقط ودمج العناوين أو الرموز النقطية لتحسين إمكانية القراءة. تقول: "توصل إلى صلب الموضوع بسرعة وسيصبح الناس أكثر تقديرًا".

وجد تطبيق بوميرانغ أن رسائل البريد الإلكتروني بين 50 و 125 كلمة كانت أكثر عرضة لتلقي الرد. لا تقلل كثيرا، رغم ذلك. وجد Boomerang أن رسائل البريد الإلكتروني التي تقل عن 10 كلمات أدت إلى انخفاض معدلات الاستجابة.

إذا كنت تعرف المستلم جيدًا ، فيمكنك تخطي التوقيع الرسمي والانتهاء باسمك أو توقيعك. خلاف ذلك، مع خالص الشكر ، أطيب التمنيات ، وشكرًا يمكن أن تعمل وفقًا للنبرة التي تريد أن تضربها. تقول داوان: "قاعدتي العامة هنا هي أن تكون على طبيعتي وأن تكون محترفًا".

4 ـ استخدم النغمة الصحيحة

يجب أن يكون إرسال بريد إلكتروني إلى رئيس أو عميل محتمل رسميًا يختلف عن إرسال ملاحظة سريعة لزوجك في العمل حول مكان تناول الغداء أو كوكتيل ساعة سعيدة.

تقول داوان: "غالبًا ما نغير رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا بناءً على مستويات القوة" ، موضحة أن على الناس اتخاذ نبرة أكثر رسمية مع الأشخاص الذين يعتبرونهم رؤسائهم.

وقالت إن الأمر يتعلق بـ "من لديه سلطة أكثر أو أقل ومدى ثقة بعضنا البعض". كلما زادت القوة والمساواة والثقة لديك في العلاقة ، زادت قدرتك على التواصل بشكل غير رسمي.

في بعض الحالات ، قد يكون الرمز التعبيري كافيًا لنقل رسالة بشكل احترافي. في حالات أخرى ، قد تجعل الردود التي تبدو مقتضبة مثل "K" أو Thx  وهي اختصار Thanks "المتلقي يتساءل عما إذا كنت تقدر وقته أو مساهمته حقًا.

إذا كنت تتطلع إلى إقناع شخص ما بفعل شيء ما أو تغيير تفكيره ، فاختر كلماتك بعناية واستخدمها لخلق حجة قوية لقضيتك. تقول دوماين: "الإقناع يتعلق باللغة". "يتعلق الأمر بالكلمات التي تستخدمها."

5 ـ تابع - لكن لا تكن مزعجًا

إذا لم يتلق بريدك الإلكتروني ردًا على الإطلاق ، فانتظر بضعة أيام على الأقل للمتابعة. تقول شيثام: "عندما تكون صغيرًا ، فإنك تتمسك بكل كلمة". "الناس مشغولون للغاية."

توصي شيثام بأن تكون مهذبًا ولكن مثابرًا ، ولكن أيضًا تعلم متى تستسلم. إذا لم تحصل الرسالة الإلكترونية الأولى على رد ، فحاول إرسال متابعة في وقت مختلف عندما يكون البريد الوارد أفتح أو ضع في اعتبارك سطر موضوع جديد.

إذا لم تتلق ردًا بعد ثلاث رسائل بريد إلكتروني، فتوقف. "في نهاية اليوم ، تكون قد قلصت من خسائرك وتمضي قدمًا عند نقطة معينة" ، كما تقول شيثام.

بمجرد إجراء اتصال ، فكر في المتابعة لمشاركة التحديثات حول تقدمك. قالت شيثام: "يحب الناس ذلك عندما تتابعهم ويخبرونهم إذا كانوا متعاونين".

في بعض الأحيان ، تكون المتابعة هي التي تحقق الهدف في النهاية. لم تتم إحالة شيثام إلى الشخص - القرين - حتى محادثتها الثالثة أو الرابعة وهو زميل لها في كلية كونيتيكت ، والذي ساعدها في النهاية في الوصول إلى مدرسة جي بي مورجان.