القاهرة : الأمير كمال فرج.

كشف الوباء عن بعض العادات الرهيبة في مكان العمل. أهمها: اعتمادنا على الاجتماعات. وبعدما يستعد البعض للعودة الهجينة التي تحديد أيام للعمل المكتبي وأيام للعمل عن بعد، ثار الجدل حول الاجتماعات وجدواها ، وهل يمكن أن تختفي، وماهو البديل؟.

كتبت س. ميترا كاليتا في تقرير نشرته مجلة Fortune أن "أكثر من ثلثي العمال يشكون من أن الاجتماعات تمنعهم من أن يكونوا منتجين. ويقول أكثر من الثلث إنهم يقضون من 2 إلى 5 ساعات يوميًا في المكالمات والاجتماعات - مع القليل لعرضه مقابل ذلك".

كتب خي هاي الأسبوع الماضي في مدونته RadReads التي تغطي تقاطع العمل والإنتاجية ، من بين موضوعات أخرى: "لقد علقوا في وضع رد الفعل وهم يلعبون whack-a-mole ( وصف عامي للمهام المتكررة وغير المجدية)  كل يوم".

وقال إن العبء على العمال هو "الشعور بأنك سجين في التقويم الخاص بك - بسبب القفز من اجتماع إلى آخر دون وقت للتفكير" والمعاناة من "تبديل السياق بلا تفكير لأنك لست متأكدًا مما يجب أن تركز عليه".

وجدت دراسة استقصائية أجريت في أبريل ومايو أن ثلث المستجيبين يعتقدون أن "هذا الاجتماع كان يمكن أن يكون بريدًا إلكترونيًا" طوال الوقت أو معظمه. بعد مرور أكثر من عام على انتشار الوباء ، لا يزال الكثيرون يعانون من مشكلات فنية (41%).

تظهر ثلاثة مجالات رئيسية كطرق يمكننا من خلالها إصلاح الاجتماعات على الفور: القواعد والسياسات الرسمية بشأن موعد عقدها ومدة عقدها ، وأدوات جديدة تفضل العمل غير المتزامن ، والتدريب الأفضل بين المديرين لجعل الاجتماعات أكثر ملاءمة للإبداع والعصف الذهني.

القواعد الجديدة للاجتماعات

لتلبية الطبيعة الدائمة للقوى العاملة المختلطة ، أصدرت Accenture مؤخرًا إرشادات للموظفين في أمريكا الشمالية. قال جيمي إثيرريدج ، الرئيس التنفيذي لأمريكا الشمالية في Accenture: "هناك عنصر تغيير ثقافي كبير - بصفتنا مستشارين من النوع A ، لدينا عقبة ثقافية في وضع حدود للعمل / الحياة ، وأن نقول إننا لسنا على ما يرام".

من بين التغييرات في الشركة:

1 ـ تقييد اجتماعات الفريق الداخلية / المتكررة في أيام الجمعة لإتاحة الوقت للعمل المستقل أو التركيز على العملاء أو التفكير الاستراتيجي أو الإجازة عند الحاجة. (هذا أيضًا يفتح الوقت لعقد اجتماعات فردية عالية الجودة).
2 ـ إنشاء "ساعات عمل" تستوعب الاحتياجات الفريدة للفريق وتحاول قصر الاجتماعات على تلك الساعات، وتكون أكثر انتقائية بشأن ما يعتبر عاجلاً.
3 ـ تقليل أوقات الاجتماع إلى 25 دقيقة بدلاً من 30 (أو 50 دقيقة بدلاً من 60) لإتاحة الوقت للتحقق من البريد الإلكتروني، أو الخروج، أو إعادة التعيين بطريقة أخرى.
4 ـ الاستفادة من الاجتماعات للمناقشة واتخاذ القرار بدلاً من العروض التقديمية أو تحديثات الحالة. 5 ـ شجع على تقديم مواد الاجتماع والعروض التقديمية قبل الاجتماعات حتى يتمكن الحاضرون من القراءة مسبقًا.
5  ـ احترام الإجازات وعطلات نهاية الأسبوع من خلال مقاومة إغراء إرسال البريد الإلكتروني، أو اختبار الاتصال، أو الاتصال بالزملاء لأي شيء غير عاجل.

يبدو أن هذا الدليل يستحق المحاولة للعديد من الشركات التي تستخدم هذا الصيف للانتقال من الحياة الضبابية للعمل والمنزل التي أنشأها الوباء إلى مواقف أكثر توازناً مع قضبان الحماية.

جعل الاجتماعات أفضل

صرح جيم زافيرانسكي، الرئيس التنفيذي لشركة Prezi، وهي شركة برمجيات للاتصالات المرئية: "لا يمكن ربط المكتب المختلط بالزمان والمكان". "إذا كان المحتوى جيدًا، فنحن نرى أنه ليس من الإرهاق عقد اجتماعات".

تقدم Prezi أدوات تتكامل مع برامج مؤتمرات الفيديو الحالية، ولكنها تسمح للمستخدمين بتقديم عرض تقديمي افتراضي داخل الشاشة (لذا يبدو أنهم مذيعي الأخبار أكثر من كونهم يشاركون الشاشة ويقومون بالتبديل بين عشرات علامات التبويب على سطح المكتب).

لجعل الاجتماعات أفضل ، تتراوح نصائح زافيرانسكي من البروتوكولات الأساسية إلى دمج الصوت والفيديو في الاتصالات العادية. فيما بينها:

1 ـ سجل اجتماعات الانطلاق المبكرة للمشاريع ؛ قال: "عندما ينضم شخص جديد، يمكن لهذا الشخص أن يشعر بأنه غريب". "أو يمكنهم الشعور بالاندماج من خلال إعادة تشغيل اجتماعات المشروع الأربعة الأولى".
2 ـ شجع العمل غير المتزامن عن طريق إرسال رسائل فيديو أو صوتية ذهابًا وإيابًا. لا يلزم أن يكون كل شيء بريدًا إلكترونيًا - أو اجتماعًا. يمكنك التحدث عندما يكون ذلك مناسبًا لكل طرف.
3 ـ ضع في اعتبارك سرد العناصر المرئية وجداول البيانات بالفيديو. قال "إن استخدام الفيديو غير المتزامن يسمح لنا بتخطي الاجتماعات". وهذا قد يعني خمس دقائق من الانتباه مقابل نصف ساعة.


آداب الاجتماع

كان على شاليني جوفيل باي ، نائب رئيس Google TV ، إطلاق المنتجات وبناء وإدارة فرق بعيدة خلال الوباء.قالت "لا يبدو العزلة الذاتية مثل البيئة المثالية لتبادل الأفكار التعاوني. ولكن كيف يمكننا جعل هذا العمل؟ " . "هل نحتاج دائمًا إلى الالتقاء وجهًا لوجه - الرسم على السبورة البيضاء ، والكتابة على الأوراق اللاصقة؟، كيف تبدو عملية العصف الذهني والعملية الإبداعية على "الجانب الآخر" الذي يضرب به المثل؟ "

تنصح شاليني  بالتالي:

1 ـ قم بإعداد آداب الاجتماع ، من الحاجة إلى التحدث ببطء إلى مطالبة المشاركين بإغلاق علامات تبويب المتصفح المنافسة وإسكات الأجهزة الأخرى.
2 ـ لا تضغط على العصف الذهني في دردشة الفيديو وحدها ؛ ركز على طرح أسئلة أفضل على إيجاد إجابات مثالية.
3 ـ تدوين الملاحظات الورقية في الاجتماعات الافتراضية أمر جيد ، بل يتم تشجيعه. قالت: "الورق يغير طريقة تفكيرنا ويسمح بتفكير أسرع".
4 ـ ضع في اعتبارك الأدوات التي تعيد إنشاء الورق واللوحات البيضاء ، مثل Jamboard ،لوحة بيضاء تفاعلية رقمية تم تطويرها بواسطة Google للعمل مع Google Workspace ،

قالت "العصف الذهني هو عملية ثلاثية الأبعاد". "كيف ستعيش في عالم ثنائي الأبعاد؟ الأمر مختلف ولكن علينا أن نكون مبدعين ".