القاهرة : الأمير كمال فرج.

قبل COVID-19، كان متوسط استخدام الموظف في الولايات المتحدة 10 تطبيقات، 25 مرة على الأقل كل يوم عمل، وفقًا لدراسة أجرتها Asana وهو تطبيق ويب وجوال مصمم لمساعدة الفرق في تنظيم عملهم وتتبعه وإدارته، الآن، مع وجود عدد قياسي من الأمريكيين الذين يعملون من المنزل، فقد تضخم عدد التطبيقات إلى 13 تطبيقًا ، يتم فحصها 30 مرة على الأقل في اليوم.

قالت س. ميترا كاليتا في تقرير نشرته مجلة Fortune أن "جوشوا زيركل، رئيس التسويق العالمي في تطبيق أسانا Asana قال  "لقد أغرقتنا الأمور، نحتاج إلى إعادة الفريق والناس إلى مقعد السائق حتى لا نكون تحت رحمة الأداة. نظرًا لأن العالم يسوده الفوضى بشكل متزايد ، يبحث الجميع عن أي طريقة للاحتفاظ ببعض السيطرة".

تحدثت إلى زيركل من Asana واثنين من خبراء الإنتاجية الآخرين لمعرفة كيفية إنقاذ أنفسنا وزملائنا من بعضنا البعض. كانت المحادثات الهاتفية وسيلتنا للتواصل في المدرسة القديمة، واليوم  ظهرت الكثير من تطبيقات التواصل، وظهرت معها الأسئلة المثيرة حول الوقت والإنتاجية، واتفق الجميع على أن الاعتماد المفرط على البريد الإلكتروني يجب أن ينتهي.

طوفان البريد الإلكتروني
يقضي الأمريكيون خمس ساعات يوميًا على البريد الإلكتروني، وفقًا لاستطلاع أجرته شركة Adobe لعام 2019. لم يتم بعد إصدار بيانات أحدث تعكس الوباء. وجدت شركة Quantified Communications ، وهي شركة استشارية للاتصالات، أن الشركات تقضي ما متوسطه 17 ساعة في الأسبوع لتوضيح الاتصالات السابقة، وتفقد ما لا يقل عن 525 ألف دولار سنويًا في الإنتاجية المفقودة.

فحص البريد 3 مرات

ماذا سيحدث إذا قمت بفحص البريد الإلكتروني 3 مرات فقط في اليوم؟، هذا هو الاقتراح الثوري من آي مواه، رئيس المنتج لشركة بوميرانغ Boomerang ، وهي شركة برمجيات إنتاجية. تتيح لك Boomerang إيقاف البريد الوارد مؤقتًا، وجدولة رسائل البريد الإلكتروني في أوقات لاحقة، إرسل رسائل تذكير إلى نفسك، مما يسمح لكبار الشخصيات والرؤساء بالوصول إليك.

قال مواه: "لا يجب أن يكون لديك بريد إلكتروني مفتوح باستمرار". "لقد وصل البريد الإلكتروني حقًا إلى نقطة لم يعد موجودًا فيها على مخططك الزمني بعد الآن."

 لن أقول شكراً

في منشور بعنوان "كيف تتعامل مع البريد الإلكتروني؟" في وقت سابق من هذا العام، كتب خي هاي من RadReads : "عندما أدرت فريقًا في شركة بلاك روك BlackRock ، كنت أقول دائمًا لمرسلي التقارير" عندما ترسل لي شيئًا، اعلم أنني ممتن، لكنني لن أقول شكراً أبداً. لماذا؟ لإن إرسال رسالة شكر ليست سوى رسالة بريد إلكتروني أخرى يتعين عليهم معالجتها".

ومع ذلك، فإن البريد الإلكتروني هو الطريقة المفضلة للاتصال لمعظم الشركات، قال مواه: "كل شخص يستخدم البريد الإلكتروني". "ولكن لدينا في الشركة بروتوكول أقل انفتاحًا، والجميع يتبع البروتوكول "يشير مصطلح "دعنا ننتقل هذا إلى البريد الإلكتروني" إلى أنك تريد شيئًا ما يكون جادًا ، ومتأملًا ، ومؤرشفًا".

اللمسة الواحدة

مفتاح التوازن مع البريد الإلكتروني هو تنظيم مقدار الوقت الذي تقضيه فيه، وتوخي الحذر بشأن مقدار ما تسمح للآخرين بتعيين جدول أعمالك لهذا اليوم. يقضي هاي نحو  32 دقيقة يوميًا على البريد الإلكتروني، وقد قام بتنظيم هذا الجانب، بالاعتماد بشكل كبير على البرامج الأخرى لإعداد قوائم القراءة والمهام وتحديد الأهداف.

وبالمثل، تبنى مواه ما يسميه نظام "اللمسة الواحدة" حيث يقرر على الفور الرد الذي يتطلبه البريد الإلكتروني ، إن وجد. قال "ليست كل رسائل البريد الإلكتروني هي نفسها، ومع ذلك فإن بعض الناس يتعاملون مع كل بريد على أنه عاجل".

وأضاف "بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني التي لا تحتاجها على الفور، لا تخف من الانتظار ستة أشهر. انقلها إلى المستقبل، وإذا كان البريد الإلكتروني ذا صلة بك. ضعه على الجدول الزمني الخاص بك".

حل آخر هو التفكير في الوسائط الأخرى، ليس فقط من أجل الكفاءة ولكن لتفكيك الرتابة. في دراسة استقصائية أجرتها شركة كالتورا، قال نصف العمال تقريبًا إنهم يرغبون في أن يتواصل التنفيذيون بطرق أخرى غير البريد الإلكتروني ، مثل المنصات الصوتية والمرئية.


قواعد الطريق

لخص الخبراء الثلاثة كافة خبراتهم في التعامل مع البريد الإلكتروني ، بشكل لا يقلل من الانتاجية :

زيركل من Asana  : "أهم ثلاثة أشياء هي التنسيق والمحتوى والتواصل. ركز على هذه الركائز وأي أداة  أفضل لكل ركيزة ".

مواه من Boomerang: "اصنع دليل تواصل لفريقك. وحدد ما يمكن أن يحدث في Slack، وما يمكن أن يدور في البريد الإلكتروني. واعرف جيدا متى تنتقل الأشياء إلى اجتماع ".

هاي من RadReads : "تخيل الأرجل الثلاث للمقعد : هناك الأداة ، هناك وعي ذاتي وهناك تغيير في السلوك".

كلهم متفقون على أن هناك قواعد التعامل مع البريد الالكتروني بشكل مفتوح انتهى، مثال هاي، باستخدام قاعدته الخاصة المكونة من ثلاثة: تريد إنقاص الوزن ، لذا تشتري Peloton (الدراجة هي الأداة). يجب أن تسأل نفسك لماذا تريد الأداة (الوعي الذاتي). لتكون أكثر صحة؟، ماذا يعني ذلك ولماذا هو مهم؟ لتبدو جيدا أو تعيش لفترة أطول، أو لأنك تحب ركوب الدراجات؟ .

ستوجه الإجابات تغيير السلوك (ممارسة الرياضة كل يوم ، زيارة أخصائي التغذية، الاحتفاظ بمذكرات الطعام ، تناول الأدوية) وتجعل من المرجح أن تستمر.

تحديد الأولويات

 لا يمكن الاستمرار في العمل بالسرعة التي كان يسيرها بعض الأشخاص خلال العام الماضي. إنه غير صحي ويؤدي إلى إرهاق غير مسبوق. قال زيركل: "أنا من أشد المؤيدين لتشجيع فريقي ليكون واقعياً للغاية بشأن وقتهم". "هدفي ليس العمل أكثر من 40 ساعة. لقد وجدت أن معظم الناس لديهم وقت كافٍ، ولكن لديهم الكثير من المهام. نحن بحاجة إلى أن نكون أكثر ذكاءً بشأن تحديد الأولويات ، خاصة الآن".

عندما كان هاي على وشك الذهاب في إجازة أبوة، يتذكر أن مديره اقترب منه وسأله كيف يريد أن يتم التواصل معه، إذا كان هناك أي شيء ، أثناء وجوده بعيدًا. تأثر. فالهدوء نعمة بعيدة المنال.

بعد مرور عام على انتشار الوباء، هناك بعض القلق من أن الاتصالات التجارية لم تتغير بشكل كافٍ. قال هاي: "أسميها عقلية النسخ واللصق". "عقدنا اجتماعًا شاملاً لـ 50 شخصًا يوم الاثنين، لم يقل أحد: ما هو الهدف من هذا الاجتماع؟، ماذا عن اختيار أداة جديدة لمحاربة العدو الجديد بدلاً من استخدام أداة قديمة؟

قامت Asana بطرح ميزات المنتج لتلبية هذا الوضع الطبيعي الجديد. تسمح ميزة جديدة تسمى "الأهداف" للمستخدمين برؤية كيف يرتفع سلم المشروع الفردي.

قال زيركل: ""عندما لا تعرف مدى أهمية عملك ، فمن السهل أن تفقد الحافز. يمكنك أن تشعر بالانفصال طوال الوقت". "لا أحد يريد أن يكون ترسًا في آلة."