القاهرة : الأمير كمال فرج.

سواء في غرفة المعيشة أو في مكتبك ، يمكن أن تكون الفوضى كبيرة. ذكرت مجلة هارفارد بزنس رفيو  Harvard Business Review مؤخرًا أن المساحات المزدحمة يمكن أن تؤثر على كل شيء بدءًا من النوم ومستويات التوتر إلى قدرتنا على الأداء أثناء يوم العمل. هذه توصية شائعة عندما يتعلق الأمر بمساحات المعيشة: قلل الفوضى حتى تتمكن من العثور بسهولة على العناصر التي تستخدمها بشكل يومي، وخلق جو أكثر هدوءًا بشكل عام.

ذكر تقرير نشرته مجلة Forbes أن "العمليات التجارية يمكن أن تستفيد أيضًا من التخلص من الفوضى، خاصة في أوقات عدم اليقين، عندما يكون الموظفون معرضين لضغوط وتشتيت أكثر من المعتاد".

 هناك خطوات بسيطة يمكن للقادة اتخاذها لمساعدة أنفسهم وموظفيهم على العمل بكفاءة أكبر - دون الانهيار بسبب الفوضى والأشياء الزائدة. فيما يلي خمس طرق للتخلص من الفوضى بدون سلة المهملات.

1 ـ تبسيط ثقافة شركتك الافتراضية

يمكن للمحادثات الافتراضية الطويلة أن تقطع شوطًا طويلاً في بناء الفريق، ولكن الكثير من الأشخاص في مكالمة فيديو واحدة ينجزون كل شيء. نادرًا ما ينتج الحور مع عشرات من الأشخاص في وقت واحد نتيجة جيدة ؛ بدلاً من ذلك ، يمكنك إجرء سلسلة محادثات أصغر حجمًا. بدلاً من تجميع اللقاءات الافتراضية مع عدد كبير جدًا من الموظفين.

حاول إعادة إنشاء صدفة الاختلاط. إحدى طرق القيام بذلك هي عبر تطبيق يمكنه تعريف الموظفين عبر الأقسام والمواقع، وتعزيز المحادثات بين شخصين. يمكن لبعض الأدوات أيضًا الترحيب بالموظفين الجدد من خلال إقرانهم باتصالات اجتماعية وموجهين فوريين ، ورفع الروح المعنوية من خلال تشغيل برنامج يانصيب لتجارب خاصة - على سبيل المثال ، اجتماع قهوة افتراضي مع الرئيس التنفيذي.

تعمل منصة أخرى بشكل مشابه على الجمع بين الأشخاص (بشكل عشوائي أو من خلال التفضيلات) وتمكن الاتصالات الفردية من أجل الشبكات أو الأغراض المهنية أو الاجتماعية.

2 ـ ركز على جهود التواصل والتوعية ووسائل التواصل

ينضم العديد من رواد الأعمال إلى العديد من مجموعات الشبكات عبر مجموعة متنوعة من منصات التواصل الاجتماعي، وربما تنضم أيضًا للمجموعات المهنية المدفوعة الأجر. نظرًا لأن الشبكات الافتراضية حلت إلى حد كبير محل المجموعات الشخصية وحفلات الكوكتيل في المستقبل المنظور ،  قد تفوت الكثير من الفرص إذا أهملت هذه المجموعات .

خصص بعض الوقت لإعادة تقييم المجموعات التي تنتمي إليها في الماضي ، لتعرف ما الذي جذب عملاء جدد أو اتصالات مفيدة أو مشاريع مثيرة؟ أي منها مجرد ضوضاء؟ ما هي المجموعات التي كانت مفيدة في بداية حياتك المهنية ، لكنك تجاوزتها منذ ذلك الحين؟

3 ـ تبسيط يوم عملك

غالبًا ما يواجه أصحاب الأعمال الصغيرة الذين ليس لديهم شخص يتولى أعمالهم الإدارية فوضى المهام الصغيرة التي يمكن أتمتتها، سواء مجانًا أو بتكلفة منخفضة جدًا. يمكنك تجنب تكرار إجراء المكالمات باستخدام أدوات تنسيق الاجتماعات وجدولتها؟. يمكنك تسجيل الاجتماعات والاعتماد على خدمة النسخ المستندة إلى الذكاء الاصطناعي للتوثيق غير المكلف ، مما يسمح لك بسهولة استيعاب المكالمات والمحادثات والرد عليها؟ . يمكنك تبسيط النفقات والمشاريع والملفات والمهام وإدارتها بشكل أكثر فعالية عبر الفرق باستخدام تطبيقات إدارة المهام والأدوات الرقمية الأخرى؟

4 ـ مزق جميع المستندات ، وليس النسخ الورقية فقط

يكتسب تمزيق الأوراق الحساسة معنى جديدًا في العصر الرقمي، نظرًا لأن العديد من الشركات نقلت معظم مستنداتها عبر الإنترنت. ضع في اعتبارك الاستعانة بمصادر خارجية لتدمير المستندات والبيانات الإلكترونية بطريقة أكثر أمانًا من مجرد حذف رسائل البريد الإلكتروني أو رمي الأقراص القديمة في سلة المهملات. يمكن للشركات تدمير محركات الأقراص الثابتة القديمة والأقراص المضغوطة القديمة وأقراص DVD والمزيد ، مما يقلل من المخاطر ويمنع لص الهوية من الوصول إلى المعلومات الحساسة من الملفات القديمة.

5 ـ إمسح الأوراق والملفات والكتب غير الضرورية

سواء عدت إلى مكتبك أو كنت لا تزال تعمل عن بُعد ، فإن مسح الأوراق والملفات والكتب غير الضرورية من مساحة عملك يمكن أن يساعد أيضًا في تصفية ذهنك. لكن الجمع والاستبدال الذكي "الإضافات الاستراتيجية" يمكن أن يساعد في هذا الجهد أيضًا.

اسأل نفسك .. هل سيجعلك صندوق إعادة التدوير الأكبر أو الذي يتم وضعه في مكان بارز أكثر عرضة لإزالة الأوراق من على مكتبك؟ .هل ستساعدك لوحة المفاتيح المريحة على الكتابة لفترة أطول؟ .هل سيسمح لك كرسي المكتب المريح بالعمل بشكل أكثر إنتاجية؟ في عصر التشتيت هذا ، يمكن لبعض التحسينات البسيطة أن تقطع شوطًا طويلاً، حيث يهدف الموظفون إلى تبسيط أيام عملهم وزيادة إنتاجهم.