القاهرة : الأمير كمال فرج .

الاستجابة هي بالتأكيد إحدى القواعد الذهبية للعمل الجماعي الاحترافي في مكان العمل، ويعد الرد الفوري على رسائل البريد الإلكتروني (من الناحية المثالية في غضون 24 ساعة) حتى لو لمجرد تأكيد استلام مهمة أو توضيح أنه ليس لديك المعلومات المطلوبة هو أفضل ممارسة يجب على الجميع تبنيها. لكن الحقيقة هي أنه في مواقف معينة ، ربما لا تكون الاستجابة هي الأفضل. تقرير نشرته مجلة فيها Forbes يحدد أربعة من هذه المواقف حيث قد يكون من الأفضل لك عدم الاستجابة على الإطلاق.

 1 - رسائل البريد الإلكتروني الجماعية المثيرة للجدل :

هل سبق لك أن تم تضمينك في سلسلة بريد إلكتروني جماعي تتدفق ذهابًا وإيابًا وتزداد تعقيدًا  / أو توتراً مع كل استجابة؟ أسمي هذه "رسائل البريد الإلكتروني للكرة الطائرة" ..، ما لم يكن لديك شيء بنّاء للمساهمة به ، من الأفضل أن لا تستجيب.

 لسوء الحظ ، تعلمت بالطريقة الصعبة بعد سنتين ، وبعد أن كنت أتدخل في هذه المناقشات الجماعية، ثم أندم لاحقًا لأن ذلك أصبح مرهقًا ومثيرًا للسخط. في بعض الأحيان يكون من الأفضل أن تكون مراقبًا وليس مشاركًا،  خاصةً إذا كان الموضوع حساسًا.

 2 - رسائل البريد الإلكتروني التي تثير الغضب :

أحيانا تكون في موقف مستفز فتعبر عنه بارسال بريد إلكتروني ساخن بينما كنا لا نزال غاضبين بشأن مشكلة ، ثم بعد ذلك تندم  على ذلك. تعلمنا الحياة دائمًا أن إرسال البريد الإلكتروني أثناء الغضب نادرًا ما يكون فكرة جيدة.

في الواقع ، يمكن أن تكون العواقب مأساوية لذا تجنب الإغراء. بدلاً من ذلك ، حاول عدم إرسال رد بالبريد الإلكتروني حتى تهدأ مشاعرك. في بعض الأحيان قد ترغب في المشي أو التحدث إلى صديق أو مجرد النوم، وإعادة النظر في الرسالة في اليوم التالي.

أيضًا ، من المهم أن تتذكر أنه إذا كانت التوترات عالية ، فقد يكون من الأفضل لك الابتعاد عن لوحة المفاتيح تمامًا وإجراء محادثة قديمة جيدة بدلاً من ذلك.

تجول في القاعة أو انشغل في مكالمة فيديو - لمسة شخصية أكثر يمكن أن تفعل المعجزات (وتقليل سوء الفهم الناجم عن البريد الإلكتروني).

 3 - المعلومات الحساسة :

تذكر أن رسائل البريد الإلكتروني هي بالفعل وثائق، لذا كن حذرًا بشأن الرد كتابيًا على قضية ذات طبيعة ملكية أو حساسة. لا تتجاهل المرسل تمامًا. فقط ابحث عن طريقة مختلفة للرد.

قد ترغب في الذهاب إلى مكتبه لمشاركة أفكارك بدلاً من ذلك، ولكن كن حذرًا بشأن توثيق أي شيء قد يكون سابقًا لأوانه أو قد لا ترغب في العودة إليه لاحقًا.

تذكر أيضًا أنه بمجرد الضغط على إرسال، فلن يكون لديك أي تحكم على الإطلاق في المكان الذي قد ينتهي فيه هذا البريد الإلكتروني.

لقد رأيت العديد من المواقف التي تعرض فيها شخص ما للإهانة لاكتشاف أن بريده الإلكتروني الذي يحتوي على معلومات حساسة أو محرجة (مخصص فقط للمستلم) انتهى به الأمر دون قصد إلى إعادة توجيهه إلى آخرين كجزء من سلسلة بريد إلكتروني أطول. إنه أمر لا يستحق العناء. إذا كنت لا تريد أن ترى رأيك منشور في الجريدة ، لا تكتبه في رسالة بريد إلكتروني.


 4 - الرسائل المزعجة :

دعنا نواجه الأمر - فبعض الأشخاص قد يكونون بعيدين قليلاً ومن الأفضل عادةً تجاهل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. قد يكون هؤلاء أشخاصًا لا يعرفونك ويتواصلون بطريقة مناسبة بشكل مشكوك فيه، أو ربما يرسلون عرضًا ترويجيًا لمبيعات لا تهتم بها.

عادةً ما تثير رسائل البريد الإلكتروني هذه إحساسك السيء ، لذا استمع إلى ذلك. إذا بدا البريد الإلكتروني مجهلا، فهناك فرصة جيدة لأنك قد تكون أفضل حالًا بمجرد تجاهله تمامًا.

 قد تبدو بعض رسائل البريد الإلكتروني هذه رسائل غير مرغوب فيها إلى حد ما. في أوقات أخرى ، قد تظهر على أنها أحاديث باردة أو مجرد اغراءات من شبكات تسويق سيئة .

 تذكر أن وقتك ثمين، وأنك لست مدينًا باهتمام شخص ما. لا تقع في فخ إرسال استجابة شفقة، لأن ذلك من المرجح أن يشير إلى اهتمامك، وينتج عنه المزيد من رسائل البريد الإلكتروني المزعجة التي تشوش بريدك الوارد.

تذكر أن الوقت هو أثمن ما تملكه، ويجب أن يكون هدفك كل يوم هو تحديد كيفية تخصيصه بشكل أكثر فعالية.  يعد إضاعة الوقت الثمين من خلال الرد على أنواع البريد الإلكتروني الأربعة هذه فخًا يجب تجنبه.

يقع الكثير من الأشخاص في هذه العادة الجذابة والخطيرة المتمثلة في قضاء الوقت في قراءة كل بريد إلكتروني دون طرح السؤال المهم ..  "هل تستحق هذه الرسالة الإلكترونية انتباهي؟"

من المحتمل أن 75٪ منهم سيفعلون ذلك، لكن في المقابل 25٪  يحرصون على اقتناء رسائلهم الألكترونية، فترقب هذه الأشياء التي تهدر الوقت ، واحرص على التخلص منها دون الشعور بالذنب.