القاهرة : الأمير كمال فرج.

البريد الإلكتروني هو واحد من تلك الأشياء التي تقتحم حياتك دون ترتيب، ولكنه يتطلب بالفعل مقاربة أكثر تنبهًا، حتى لا يكون ذلك بمثابة استنزاف للوقت، وتوخي الحذر بشأن ما تقوله فيه حتى لا يكون استنزافًا مهنيًا. في الغالب، يجب أن تتعلم إدارة بريدك الإلكتروني حتى تضمن تحقيق النجاح.

ذكر تقرير نشرته صحفة Business Insider أن "الخبير الإداري سكوت ماوتز قلب مفهوم البريد الإلكتروني، وتساءل  ماذا لو فكرت كيف يمكنك استخدام البريد الإلكتروني بشكل أكثر فاعلية (إلى جانب الاستخدامات الأساسية لذلك) لتحقيق النجاح؟"

يقول ماوتز  "فكرت في ذلك ، بعد أن تعلمت فن وعلم البريد الإلكتروني الفعال على مدار 30 عامًا من العمل في الشركة ، وسأشارك بكل سرور هذا النهج الإستباقي، وأقدم ست رسائل بريد إلكتروني يجب أن ترسلها كل أسبوع لتعزيز فرص النجاح بشكل مباشر".


1. البريد الإلكتروني الخلاصة :

تسير الأمور إلى الأمام عندما يكون الجميع واضحين ويشعرون بالمساءلة فيما يتعلق بما يجب المضي قدمًا فيه. أراهن أنك في اجتماع مرة واحدة على الأقل في الأسبوع يمكن أن تستفيد حقًا من وقتك في توضيح ما تمت مناقشته والاتفاقيات التي تم التوصل إليها. إنها طريقة لإظهار أنك تتصدر الأمور وأنك تملك روح المبادرة في العمل.

ومن خلال تلخيص من الذي سيفعل ومتى؟، ستدفع الموضوع إلى الأمام ، لتكون بمثابة قوة دافعة نحو التقدم. هذا شيء جيد جدًا أن ترتبط به (طالما يمنحك دورك الحق في القيام بذلك).

2. بريد إلكتروني لنفسك :

نعم ، لا تندهش. فلتكن آخر رسالة بريد إلكتروني تكتبها يوم الجمعة موجهة لنفسك ، اكتب بأحرف كبيرة في رأس الموضوع إحدى قيمك الأساسية غير القابلة للتداول. عندما تفتح رسالة البريد الإلكتروني هذه أول شيء صباح الاثنين وترى كلمة "لطف KINDNESS" (على سبيل المثال) ستلفت انتباهك ، وتدفعك للتركيز بأن تعيش هذه القيمة طوال الأسبوع. فليكن هذا البريد الشخصي الغريب وسيلة كل يوم لدعم قيمك أو التذكير بالالتزام بها.

لن يعرف الأشخاص هذه الرسالة التي ترسلها إلى نفسك ، لكنهم سوف يلتقطون رسالة إيجابية ترسلها عن نفسك.

3. رسالة تقدير إلكترونية :

إذا خصصت الوقت كل أسبوع لإرسال بريد إلكتروني إلى شخص يستحق ثناءك وتقديرك، فأنا أضمن أنك ستفاجئ شخصًا كل أسبوع (بطريقة جيدة). للأسف ، التقدير الصادق المكتوب فن ضائع، رغم أنه فعال ، والتقدير المكتوب مهم حتى يتمكن الناس من وضعه في "ملف الابتسامة" والاستمتاع به أكثر من مرة.

فكر في المرة الأخيرة التي خرج فيها شخص ما عن المألوف ، وأظهر لك تقديره. لن تنسى ذلك أبدا. ه أيضا لن ينسوا ذلك أيضا.

وهذا النوع من التقدير ليس نوع الشيء الذي يحتفظ به الناس لأنفسهم ؛ فهم يخبرون الآخرين بفخر عن ذلك، وهذا ليس سيئًا لسمعتك أيضًا.

4. البريد الإلكتروني شكرا لك :

على غرار البريد الإلكتروني الخاص بالتقدير ، فإن هذا البريد الإلكتروني يتعلق بشكر شخص ما على شيء فعله من أجلك. ربما استغرق شخص ما الوقت الكافي لتنفيذ ملاحظة لك ، واستدار طلبًا طوال الليل ، أو ساعدك في إلغاء تجميد الطابعة عندما كنت في عجلة من أمرك. المفتاح هو أن تحدد الشخص وكذلك تحدد ما تشكره عليه ، وكيف أحدث ذلك فارقًا لك ، في حين أنه قد يبدو شيئًا صغيرًا بالنسبة لهم.

لقد واظبت على هذه العادة ووجدت ، للأسف ، أن البعض يستغرقون بعض الوقت لإظهار الشكر وهذا خطأ، ولا تنسى أن إظهار موقف الامتنان باستمرار يمكن أن يؤثر على موقف الناس نحوك للأفضل.


5. بريد إلكتروني لتطوير الذات :

مرة واحدة في الأسبوع ، قم بإرسال بريد إلكتروني إلى أحد المدراء، واطلب من أحدهم التعليق ، واسأله ما إذا كان بإمكانك دعوته لشرب القهوة، واطرح عليه سؤال حول شيء تثير فضولك، أي شيء يؤدي إلى نموك الشخصي.

لا تكون عبئا على الآخرين. واجعل الطلبات صغيرة وقابلة للتنفيذ بسهولة. لكن لا تقلل من شأن الإمكانات هنا ؛ إن التعلم المستمر من خلال بعض ضربات الكيبورد استثمار سهل  في نفسك يمكنك القيام به.

6. بريد إلكتروني لصديق دون سبب :

أظهرت أبحاث غالوب Gallup أن أحد المؤشرات الرائدة للأداء القوي لدى الموظف هو ما إذا كان لديه أفضل صديق في العمل. مرة واحدة في الأسبوع ، أرسل بريدًا إلكترونيًا يعمل ببساطة على تأجيج الصداقة. ولا تقتصر على إرسال بريد إلكتروني ودية فقط لأصدقائك في العمل. ارسل لأي صديق. أظهرت دراسة استغرقت 81 عامًا في جامعة هارفارد أن مفتاح السعادة والنجاح يعود إلى العلاقات.

لذا ، قم بإلغاء ستة رسائل بريد إلكتروني في الأسبوع لا تخدم أي غرض ، واستبدلها بهذه الرسائل الستة المليئة بالأغراض. واضغط على مفتاح "إرسال" ستشعر لاشك أنك بحالة جيدة.