القاهرة : الأمير كمال فرج.

يعيش رواد الأعمال حياة مزدحمة ، لكن سر إنجاز المزيد من الأشياء كل يوم يتلخص في ممارسة بعض العادات الرئيسية للمساعدة في إدارة المطالب المتنافسة.

ذكر تقرير نشرته صحيفة businessinsider "لقد سألنا أفضل أصحاب الأعمال الصغيرة في أمازون Amazon عن استراتيجيات الإنتاجية التي يستخدمونها لإدارة أعمالهم.. من الروتين الصباحي إلى الخروج من المكتب ، إليك أهم خمس نصائح لرجال الأعمال المشغولين الذين يرغبون في إدارة أعمالهم بشكل أكثر فعالية".

1 ـ اصنع قوائم أولوياتك :

القوائم وسيلة قوية لتنظيم المعلومات. فقد أظهر البحث القدرة المعرفية التي تملكها القوائم في أذهاننا ، لكن هناك فرقًا بين القوائم الجيدة والقوائم السيئة. وفقًا لأتول جواندي ، الجراح ومؤلف "The Checklist Manifesto" ، يجب أن تحتوي قائمة المراجعة على ما بين خمسة وتسعة عناصر ، حتى يمكنك تنفيذها بسهولة.

قال ويان فان بلومستين من شركة Ayoba-Yo ، وهي شركة وجبات خفيفة للحوم البقر ، إنه يدير قوائمه من خلال تنظيمها حسب مستوى الأهمية ، بينما يقوم سام تانر من Joe Chocolate Co بوضع أولويات فريقه وفقًا لفئات معينة تشمل ، إنشاء ، اتخاذ قرار ، إدارة، البحث ، الاجتماع ، والشخصية.

وقال تانر "عرض مسؤولياتنا في هذه الفئات يتيح لنا إعطاء الأولوية للأشياء التي يجب أن تحدث على الأشياء الأكثر إلهاءً". "على سبيل المثال ، غالبًا ما يكون اتخاذ القرار النهائي أكثر صعوبة أو أقل متعة من إنشاء شيء جديد، ولكن في كثير من الأحيان إجراء مكالمة نهائية هو الجزء الأصعب من المشروع".


2 ـ ضع أفكارك على الورق :

على نفس المنوال ، فقد ثبت أن كتابة الأشياء بعيدًا على الورق يجعلك أكثر ذكاءً. قالت مادلين هايدون ، مؤسس علامة Nutpods لصنع القهوة ، إنها تعتمد على دفتر Moleskin للحفاظ على أفكارها في مكان واحد ، وقالت سام تانر من Joe Chocolate: "جميع موظفينا يحملون دفاتر ونشجيعهم على تدوين أي شيء ، من العواطف إلى الأفكار السريعة ، لأنه بمجرد تدوينها يصعب نسيانها ".

يحتفظ كريس دامهورست من Damhorst Toys بجدوله الزمني. يقول "سوف تضحك ، فلدي تقويم ورقي مطبوع كل شهر يتم تدبيسه معًا وأستخدمه باستمرار". "أنا أحب التكنولوجيا ، ولكن التقويم المطبوع فعال بطريقة ناجحة بالنسبة لي حقًا."


3 ـ حافظ على روتين ثابت :

يعد الحفاظ على روتين ثابت وسيلة أساسية أخرى للتأكد من تحقيق أقصى استفادة من كل يوم. قال الأدميرال البحري المتقاعد وليام ماكرافين إن "مفتاح تغيير العالم هو أن تبدأ كل صباح بتنظيم سريرك".

يذهب روناك ميهتا مؤسس شركة صناعة الألعاب Nerbugs إلى خطوات قليلة أبعد من ذلك. قال مديرة  المشروع ، وهي طبيبة متفرغة أيضًا ، إنها تستيقظ في الساعة الرابعة صباحًا لقراءة الصحف والتأمل والتمرين قبل العمل.

وأضافت إن "أفضل طريقة بالنسبة لي للحصول على الصفاء الذهني، والتركيز ، وإدارة الإجهاد ، هو اتباع روتين صباحي قوي". "لقد وجدت أن خلق لحظات من الوقت لنفسي في الصباح يساعد حقًا على ضبط نغمة بقية اليوم".

وقالت دنيس سونغ، مؤسسة Watex Green Living ، إن الأعمال الروتينية ذات قيمة كبيرة أيضًا: "كل ليلة قبل ذهابي إلى السرير ، أعد قوائم مهام يومية على التذكير لليوم التالي".


4 ـ أخرج من المكتب :

الوقت الذي تقضيه خارج المكتب لا يقل أهمية عن الوقت الذي تقضيه في مكتبك أو في الاجتماعات. كل ما عليك هو أن تسأل مايكل حياة ، مدرب الأعمال وخبير الإنتاجية ، الذي قضى 162 يومًا في إجازة العام الماضي واستطاع أن ينمو بأعماله بنسبة 62٪.

قال توم روهلف من شركة PlayTen للألعاب، إنه يسير بانتظام و"أمسح رأسي وأتخلص من الأعشاب الضارة في عملي" ، في حين يرى مخترع ومؤسس Bedtime Bulb جريج يوتر أن الخروج من المدينة يحفزه على إنجاز الأمور.

وقال يوتر: إن "السفر هو المعزز الأكبر للإنتاجية ، حيث يجبرني على إعطاء الأولوية لعملي حتى أعود إلى الاستكشاف".


5 ـ هيكل الاتصالات الخاصة بك :

التواصل ضروري لأي عمل ناجح ، ولكن مثل قوائم التحقق ، هناك طريقة صحيحة وطريقة خاطئة للقيام بذلك. قالت سونغ إن "معرفة ما يريده عملاؤك وحاجتهم أمر مهم بشكل خاص. إستخدم نماذج ملاحظات منظمة لتعلم ما يمكنك فعله لتحسين تجارب عملائك".

ولكن قد يكون هناك الكثير من الاتصالات الهائلة ، لذلك تعتمد لينا جوسمان مؤسس Soul Insole  على طريقة بسيطة لإدارة بريدها الإلكتروني الذي يساعدها على إعطاء الأولوية لرسائلها والحفاظ على صندوق الوارد .

قالت"لقد أحدثت طريقة البريد الوارد صفر Inbox Zero فرقًا كبيرًا في مساعدتي في التعرف على عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي" ،  "أوصي بشدة بمشاهدة مقطع فيديو حول Inbox Zero على يوتيوب".