القاهرة: الأمير كمال فرج.

في المشهد الاقتصادي الصعب اليوم، تكثف الشركات في جميع القطاعات تركيزها على الإنتاجية كمحرك رئيسي للربحية. ومع تقلص هوامش الربح وقوى العمل الصغيرة، تتعرض المنظمات لضغوط متزايدة لزيادة الإنتاج مع تقليل التكاليف. لم يعد هذا السعي المتزايد مجرد هدف تجاري، بل أصبح ضرورة للبقاء والنمو في سوق عالمية تنافسية بشكل متزايد.

ذكر جاك كيلي في تقرير نشرته مجلة Forbes إن "تحسين كفاءة مكان العمل، استوجب ظهور تطبيقات الإنتاجية كأدوات قوية لكل من الأفراد والفرق. تم تصميم حلول البرامج هذه خصيصًا لتبسيط سير العمل، والحفاظ على التركيز على المهام الحرجة وضمان إكمال المشروع في الوقت المناسب. من خلال دمج الميزات الأساسية، مثل تخطيط المشروع وتتبع الوقت والوظائف التعاونية، تقدم تطبيقات الإنتاجية نهجًا شاملاً لإدارة عمليات العمل".

مع إدراك المنظمات بشكل متزايد لقيمة هذه المنصات الرقمية، أصبحت تطبيقات الإنتاجية التالية بسرعة أساسية في مكان العمل الحديث لتعزيز الإنتاج ودفع النجاح.

1. Todoist

Todoist هو تطبيق لإدارة المهام يساعدك على تتبع قوائم المهام والمشاريع في مكان واحد. فهو يسمح لك بإنشاء المهام وتحديد مواعيد التسليم وتحديد أولوياتها، مما يسهل التركيز على ما يجب إنجازه. ويمكنك تنظيم المهام في مشاريع وإضافة تذكيرات وحتى التعاون مع الآخرين من خلال تعيين المهام لأعضاء الفريق.

يتوفر التطبيق على أجهزة مختلفة، لذا يمكنك الوصول إلى قوائمك في أي وقت وفي أي مكان. كما يتميز Todoist بعروض مختلفة، مثل قائمة بسيطة أو لوحة كانبان - وهي أداة إدارة مرئية تتكون عادةً من أعمدة تمثل مراحل مختلفة من سير العمل (على سبيل المثال، "المهام المطلوب إنجازها"، و"قيد التنفيذ" و"تم") - لمساعدتك على تصور مهامك.

السعر: يقدم Todoist خطة أساسية مجانية. تبدأ الخطط المدفوعة من 4 دولارات عند الفوترة السنوية (5 دولارات عند الفوترة الشهرية).

2. Calendly

Calendly عبارة عن منصة أتمتة جدولة تبسط عملية حجز الاجتماعات والمواعيد. تسمح للمستخدمين بربط تقويماتهم وإنشاء روابط جدولة مخصصة تعكس توافرهم.

من خلال مشاركة هذه الروابط، يمكن للمدعوين بسهولة تحديد وقت مناسب للاجتماعات دون الحاجة إلى التواصل ذهابًا وإيابًا المطلوب عادةً للعثور على وقت مناسب. يتحقق Calendly تلقائيًا من وجود تعارضات في تقويم المستخدم، مما يضمن عدم حدوث حجوزات مزدوجة.

تدعم المنصة أنواعًا مختلفة من الأحداث، مثل الاجتماعات الفردية أو الأحداث الجماعية، وتتكامل بسلاسة مع أدوات مؤتمرات الفيديو الشهيرة مثل Zoom وMicrosoft Teams. بالإضافة إلى ذلك، يتضمن Calendly ميزات للتذكيرات والمتابعات والتحليلات لتحسين تجربة الجدولة.

السعر: لتلبية احتياجات الجدولة الأساسية، تقدم Calendly خطة مجانية. تبدأ خطتها المدفوعة القياسية من 10 دولارات شهريًا، وللمؤسسات التي تتطلب المزيد من الأمان والتحكم الإداري والدعم، تكلف 15 ألف دولار على الأقل.

3. Evernote

Evernote تطبيق لتدوين الملاحظات يساعد المستخدمين على إنشاء وإدارة وتخزين الملاحظات الرقمية عبر أجهزة مختلفة. يتيح للأفراد التقاط الأفكار والمهام والمعلومات بطريقة منظمة، ويعمل كخزانة ملفات رقمية لكل شيء من الملاحظات البسيطة إلى خطط المشاريع المعقدة. يمكن للمستخدمين إضافة وسائط غنية إلى ملاحظاتهم، مثل الصور والتسجيلات الصوتية والروابط، ويمكنهم تنظيم محتواهم في دفاتر ملاحظات وعلامات لاسترجاعها بسهولة.

بالإضافة إلى ذلك، يحتوي Evernote على ميزة web clipper التي تتيح للمستخدمين حفظ المقالات وصفحات الويب وملفات PDF مباشرة في التطبيق للرجوع إليها لاحقًا. كما يتضمن ماسح ضوئي للمستندات يقوم برقمنة المستندات المادية وبطاقات العمل.

مع خيارات التكامل لتطبيقات مختلفة مثل Google Drive وSlack، يعزز Evernote الإنتاجية من خلال الاحتفاظ بجميع المعلومات ذات الصلة في مكان واحد يمكن الوصول إليه.

السعر: توفر خطة Evernote المجانية الوصول إلى أدواتها المتقدمة، على الرغم من أنه يمكن للمستخدمين الترقية للحصول على المزيد من الملاحظات ودفاتر الملاحظات والأجهزة ومساحة التخزين.

4. Harvest

Harvest هو تطبيق لتتبع الوقت والفوترة قائم على السحابة مصمم لمساعدة الشركات والعاملين المستقلين على إدارة وقتهم ونفقاتهم ومشاريعهم بكفاءة. يسمح التطبيق للمستخدمين بتتبع ساعات العمل من خلال واجهة بسيطة متوفرة على أجهزة سطح المكتب والأجهزة المحمولة. يمكن للمستخدمين تشغيل مؤقتات لمهام محددة أو تسجيل الساعات يدويًا، مما يضمن تتبعًا دقيقًا للوقت القابل للفواتير.

بالإضافة إلى تتبع الوقت، يقدم Harvest ميزات لإدارة النفقات، مما يتيح للمستخدمين تسجيل النفقات وإرفاق الإيصالات مباشرة داخل التطبيق. تساعد هذه الوظيفة في الحفاظ على سجلات مالية واضحة للمشاريع. كما يعمل Harvest على تبسيط عملية الفوترة من خلال إنشاء الفواتير تلقائيًا بناءً على الوقت والنفقات المتعقبة، مما يسمح للشركات بالحصول على أموالها بسرعة من خلال التكامل مع منصات الدفع مثل PayPal وStripe.

توفر المنصة أدوات إعداد التقارير التي تقدم رؤى حول ميزانيات المشروعات وسعة الفريق والإنتاجية الإجمالية. مع أكثر من 50 تكاملاً مع أدوات شائعة مثل Asana وTrello وQuickBooks، يمكن لـ Harvest أن يتناسب بسلاسة مع سير العمل الحالي.

السعر: بالنسبة للعاملين المستقلين وأصحاب المشاريع الفردية، فإن تطبيق Harvest مجاني. بالنسبة للشركات الناشئة وغيرها من الشركات المتنامية، فهو 10.80 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.

5. Asana

Asana عبارة عن منصة ويب وجوال مصممة لإدارة المهام والمشاريع والمواعيد النهائية. مع ميزات مثل عروض المهام القابلة للتخصيص، بما في ذلك القوائم والتقويمات ولوحات Kanban، تساعد Asana الفرق على تقسيم العمل إلى أجزاء قابلة للإدارة وتضمن أن الجميع يعرف مسؤولياتهم.

تتضمن المنصة أيضًا أدوات اتصال، مما يسمح لأعضاء الفريق بالتعليق على المهام ومشاركة الملفات وتلقي التحديثات حول حالات المشروع. يتكامل Asana مع العديد من التطبيقات الأخرى، مما يعزز وظائفه ويمكِّن سير العمل السلس عبر أدوات مختلفة. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يوفر ميزات إعداد التقارير التي توفر رؤى حول أداء الفريق والجداول الزمنية للمشروع.

السعر: بالنسبة للأفراد والفرق الصغيرة التي تتطلع إلى إدارة مهامها، فإن Asana مجاني. يمكن للفرق المتنامية دفع ما يصل إلى 10.99 دولارًا شهريًا، عند الفوترة سنويًا.

6. Trello

Trello تطبيق لإدارة المشاريع المرئية يساعد الأفراد والفرق على تنظيم المهام والمشاريع باستخدام واجهة Kanban. يمكن للمستخدمين إنشاء لوحات لتمثيل مشاريع مختلفة، مع قوائم وبطاقات لتتبع المهام والمواعيد النهائية والتقدم. يمكن أن تحتوي كل بطاقة على معلومات مفصلة، ​​بما في ذلك تواريخ الاستحقاق والمرفقات وقوائم المراجعة، مما يجعل من السهل إدارة سير العمل المعقدة.

تم تصميم المنصة للتعاون، مما يسمح بتعيين أعضاء الفريق لمهام محددة، وترك التعليقات وتلقي إشعارات حول التحديثات. يتكامل Trello أيضًا مع تطبيقات الطرف الثالث المختلفة، مما يعزز وظائفه بأدوات مثل Slack وGoogle Drive. يمكن للمستخدمين تخصيص لوحاتهم باستخدام "Power-Ups"، وهي ميزات أو تكاملات إضافية تعمل على توسيع قدرات التطبيق.

السعر: يقدم Trello خطة مجانية لما يصل إلى 10 لوحات. لتوسيع نطاق التعاون، يمكن للشركات أن تدفع ما يصل إلى 5 دولارات شهريًا، عند الفوترة سنويًا.

7. Notion

Notion هو تطبيق مساحة عمل يجمع بين تدوين الملاحظات وإدارة المشاريع وأدوات التعاون في منصة واحدة. إنه يسمح للمستخدمين بالتقاط الأفكار وإدارة المهام وتنظيم المعلومات في بيئة قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة. مع ميزات مثل الصفحات وقواعد البيانات والقوالب، يتيح Notion للأفراد والفرق إنشاء تدفقات عمل منظمة مصممة خصيصًا لاحتياجاتهم المحددة. يمكن للمستخدمين تصور عملهم من خلال تنسيقات مختلفة، مثل القوائم والتقويمات ولوحات Kanban.

إنه يسمح لأعضاء الفريق بمشاركة المستندات وترك التعليقات وتعيين المهام لبعضهم البعض. تتكامل المنصة أيضًا مع العديد من الأدوات الخارجية، مثل Slack وGithub. تساعد قدرات الذكاء الاصطناعي في Notion المستخدمين بشكل أكبر من خلال توفير إجابات فورية وإنشاء محتوى داخل مساحة العمل.

السعر: تقدم Notion أربع خطط تسعير، تتراوح من المجانية وما فوق.

8. RescueTime

RescueTime هو تطبيق تتبع الوقت الآلي المصمم لمساعدة المستخدمين على فهم كيفية قضاء وقتهم على الأجهزة الرقمية. يتتبع الوقت الذي يقضيه المستخدمون على التطبيقات والمواقع الإلكترونية المختلفة دون الحاجة إلى إدخال يدوي، ويوفر تقارير مفصلة تكشف عن أنماط الإنتاجية والمشتتات المحتملة. يمكن للمستخدمين تحديد أهداف لاستخدام وقتهم، وحظر المواقع الإلكترونية المشتتة للانتباه أثناء جلسات التركيز وتسجيل الأنشطة غير المتصلة بالإنترنت للحصول على رؤية شاملة لروتينهم اليومي.

يتميز التطبيق بتنبيهات في الوقت الفعلي لإبقاء المستخدمين على اطلاع بمستويات إنتاجيتهم، ويمكنه تصنيف الأنشطة لتسليط الضوء على مجالات التحسين. بفضل التوافق بين الأنظمة الأساسية، يعمل RescueTime على كل من أجهزة سطح المكتب والأجهزة المحمولة، مما يسمح للمستخدمين بتتبع عاداتهم عبر جميع الأنظمة الأساسية.

السعر: يقدم RescueTime خيارين للتسعير، يتراوحان من المجاني إلى 12 دولارًا شهريًا. تتوفر نسخة تجريبية مجانية للمستخدمين لاستكشاف ميزاته.

9. Basecamp

Basecamp هي أداة إدارة المشاريع والتعاون الشاملة المصممة لمساعدة الفرق على تنظيم عملها بشكل فعال. توفر منصة مركزية حيث يمكن للمستخدمين إدارة المهام والتواصل من خلال الدردشة الجماعية في الوقت الفعلي ومشاركة الملفات وتتبع الجداول الزمنية للمشروع. مع ميزات مثل قوائم المهام ولوحات الرسائل للمناقشات ولوحة معلومات، يعمل Basecamp على تبسيط الإشراف على المشروع ودعم التعاون الجماعي.

يمكن للمستخدمين إنشاء مشاريع تتضمن أدوات متنوعة، مثل الجداول الزمنية وتخزين الملفات وتعيين المهام. كما تقدم Basecamp تمثيلًا مرئيًا فريدًا لتقدم المشروع من خلال Hill Charts وتوفر القدرة على تسجيل الدخول مع أعضاء الفريق بانتظام. يمكن الوصول إلى المنصة على أجهزة متعددة، بما في ذلك متصفحات الويب وتطبيقات الهاتف المحمول.

السعر: تقدم Basecamp خطة بقيمة 15 دولارًا للعاملين المستقلين والشركات الناشئة والفرق الصغيرة. بالنسبة للشركات الأكبر حجمًا، توجد خطة احترافية غير محدودة مقابل 299 دولارًا شهريًا، عند الفوترة سنويًا. لأي اشتراك، تتوفر نسخة تجريبية مجانية.

10. Obsidian

Obsidian هو تطبيق لتدوين الملاحظات يعتمد على Markdown ومصمم لمساعدة المستخدمين على إنشاء وتنظيم الملاحظات المترابطة، مما يجعله مثاليًا لبناء قاعدة معرفية شخصية. يسمح للمستخدمين بإنشاء الملاحظات وربطها وتصورها من خلال ميزات مثل الروابط الخلفية وعرض الرسم البياني، والذي يوضح العلاقات بين قطع المعلومات المختلفة. يدعم هذا الهيكل المترابط تطبيقات مختلفة، من تدوين الملاحظات الشخصية إلى إدارة المشاريع المعقدة.

يقدم التطبيق ميزة لوحة الرسم حيث يمكن للمستخدمين ترتيب ملاحظاتهم وأفكارهم بصريًا. كما يدعم Obsidian مجموعة واسعة من المكونات الإضافية التي طورها المجتمع، مما يسمح للمستخدمين بتخصيص تجربتهم بوظائف إضافية، مثل إدارة المهام وعرض التقويم. والجدير بالذكر أن Obsidian يعمل وفقًا لنموذج محلي أولاً، مما يعني تخزين الملاحظات على جهاز المستخدم في ملفات نصية عادية، مما يضمن التحكم الكامل والملكية لبياناتهم.

السعر: Obsidian مجاني للاستخدام الشخصي، و50 دولارًا سنويًا لكل مستخدم للترخيص التجاري.