القاهرة: الأمير كمال فرج.

تعتبر توقيعات البريد الإلكتروني عنصرًا مهمًا في التواصل المهني. فكر فيها كبطاقات عمل رقمية. في مساحة قصيرة، توقيع بريد إلكتروني احترافي يمكنك إخبار العملاء الحاليين والمحتملين من أنت؟ والخدمات التي تقدمها؟، وكتلة التوقيع Email Signature هي كتلة مخصصة للنص يتم إلحاقها تلقائيًا أسفل رسالة البريد الإلكتروني أو مقالة أو منشور المنتدى.

ذكرت جولدي تشان في تقرير نشرته مجلة Forbes أن "توقيع البريد الإلكتروني المصمم جيدًا يدعم علامتك التجارية ويعزز هويتك ويبسط اتصالاتك، مما يسهل على المستلمين الاتصال أو المتابعة. بالنسبة لأولئك منكم الذين ليسوا متأكدين من أين يبدأون، فإليك خمس نصائح حول كيفية إنشاء توقيع بريد إلكتروني احترافي".

1. الاختصار والوضوح هو الأفضل

على الرغم من أنه من المفهوم أنك تريد إعطاء من يقرأ رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أكبر قدر ممكن من المعلومات، فلا توجد حاجة إلى تضمين تاريخك التعليمي والمهني بالكامل في توقيعك. يمكن أن يبدو الأمر مبتذلًا، وهو قبيح المنظر. الكثير من النص في مساحة صغيرة لا يوفر أي حافز لقراءته. بدلاً من ذلك، اجعلها قصيرة وموجزة ولا تتضمن سوى:

اسمك الأول والأخير
المسمى الوظيفي
رقم هاتف العمل
أسماء وسائل التواصل الاجتماعي
دعوة إلى اتخاذ إجراء
صورة/ شعار

2. حافظ على الاحتراف

نظرًا لأنك تعمل في بيئة احترافية، فمن الأفضل أن تحافظ على ذلك. أولاً، يجب أن يكون هدفك الرئيسي هو ترك انطباع إيجابي لدى المتلقين. في حين قد تجد أنه من المضحك إضافة نكتتك المفضلة إلى توقيعك، إلا أنه ليس ضروريًا. ثانيًا، يعمل توقيع بريدك الإلكتروني كفرصة تسويقية مهمة، فأنت لا تعرف صندوق الوارد الخاص بأصحاب المصلحة الذي سينتهي به المطاف ببريدك الإلكتروني.

لا يزال المسوقون الرقميون يستخدمون التسويق عبر البريد الإلكتروني كأداة ترويجية، وإذا كنت تريد جذب العملاء المناسبين، فإن الحفاظ على الاحترافية في بطاقتك الرقمية أمر ضروري.

3. اجعله يبدو جذابًا

في هذا العصر الرقمي الذي نعيش فيه حاليًا، يعد مظهرك عبر الإنترنت أمرًا ضروريًا. فالناس سطحيون على الإنترنت تمامًا كما هم في وضع عدم الاتصال بالإنترنت وإذا لم يلفت انتباه الفرد ما يراه، فسوف ينتقل بسرعة إلى التالي.

تشير الأبحاث التي أجرتها صحيفة Telegraph إلى أن البشر لديهم الآن فترات انتباه أقصر من السمكة الذهبية (9 ثوانٍ)! يبلغ متوسط ​​فترة انتباه الشخص العادي 8 ثوانٍ، مما يعني أن هذه هي المدة التي يجب أن تجذب انتباهه قبل أن يتحول عقله إلى مكان آخر. لذلك، ابذل بعض الجهد في الصور المرئية لتوقيع بريدك الإلكتروني، حتى يرغب أي شخص يراها في معرفة المزيد عنك.

إحدى الطرق لتحسين مظهر توقيع بريدك الإلكتروني هي استخدام الخط الصحيح. في حين قد تفضل المظهر الجذاب، يجب أن يكون الهدف أنيقًا واحترافيًا. بالإضافة إلى ذلك، من المهم أن يتمكن المستلم من قراءة توقيعك دون إجهاد عينيه. يمكنك تحقيق هذا المظهر من خلال اختيار أحد الخطوط الآمنة مثل:

    Arial
    Courier New
    Georgia
    Tahoma
    Times New Roman
    Trebuchet
    Verdana

4. تحسين جميع الأجهزة

هل سبق لك التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على هاتفك واحتل التوقيع نصف الصفحة؟ مزعج، أليس كذلك؟ هذا مجرد أحد الأخطاء العديدة التي تحدث عندما لا يتم تحسين المحتوى لجميع الأجهزة.

قد يبدو طبيعيًا على سطح المكتب، ولكنه فظيع على هاتفك المحمول. إذا لم تكن من ذوي الخبرة في مجال التكنولوجيا، يمكنك الاستعانة بشخص مستقل لتحسين توقيع بريدك الإلكتروني.

5. إنشاء دعوة للعمل

حسنًا، لقد قرأ المستلم توقيع بريدك الإلكتروني المصمم بخبرة. والآن ماذا بعد؟ الطريقة الأكثر فعالية لحث الأشخاص على التصرف هي إخبارهم بما يجب عليهم فعله. تشير الأبحاث إلى أن الدعوة إلى العمل تحصل على معدل نقر متوسط ​​بنسبة 3-5% لأكثر من 40% من المساهمين. لذلك، قرر ما تريد أن يفعله المستلمون وأضفه إلى توقيع بريدك الإلكتروني.

إن إنشاء توقيع بريد إلكتروني احترافي هو جزء أساسي من اتصالات الأعمال الحديثة. من خلال تنفيذ هذه النصائح الخمس، ستعزز مصداقيتك وتأخذ صورتك المهنية إلى المستوى التالي.

أخيرًا، لا تنس تحديث توقيع بريدك الإلكتروني. هذا مهم بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بالحفاظ على الاتساق المؤسسي. على سبيل المثال، إذا غيرت شركتك الشعار أو أي معلومات أخرى تتعلق بالعمل، فتأكد من إجراء التعديلات اللازمة على توقيع بريدك الإلكتروني.

لا توجد قاعدة صارمة وسريعة لتحديث توقيع بريدك الإلكتروني؛ ومع ذلك، في استطلاع أجرته شركة MySignature، أفاد ما يقرب من نصف (44.4%) من المشاركين أنهم قاموا بتحديث توقيع البريد الإلكتروني الخاص بهم من 2 إلى 4 مرات في السنة.