القاهرة : الأمير كمال فرج.

أحد الموارد التي لا يمكننا تجديدها هو الوقت. لذا، فلا عجب أن الناس مهتمون جدًا بكيفية توفير الوقت أو إنجاز المزيد في القليل منه. عندما نتمكن من إنجاز المزيد خلال الساعات المتوفرة لدينا، يمكننا استخدام هذا الوقت "المحفوظ" لشيء أكثر أهمية.

ذكرت جوين موران في تقرير نشرته مجلة Fastcompany إن "بعض الأشخاص يبذلون جهودهم لتوفير الوقت إلى أقصى الحدود، بل يذهبون إلى حد ارتداء نفس الشيء كل يوم، مما يوفر الوقت وربما يخفف من إجهاد اتخاذ القرار. وعلى الرغم من أنك قد لا تستمتع بفكرة ارتداء نفس البدلة أو السترة ذات القلنسوة كل يوم، فهناك بعض الطرق الأخرى التي يمكنك من خلالها استعادة أثمن مورد لديك وتكريسه - وقوة الدماغ المصاحبة له - لشيء أفضل. إليك بعض الأماكن للبدء".

1 ـ تقييم سير العمل الخاص بك (حتى خارج العمل)

أولاً، ابدأ بملاحظة كيف تقضي وقتك، كما تقول ماورا نيفيل توماس، مدربة الإنتاجية، ومؤلفة كتاب "أسرار الإنتاجية الشخصية: افعل ما لم تعتقد أنه ممكن أبدًا بوقتك واهتمامك واستعد السيطرة على حياتك".

لاحظ الأشياء التي تستغرق وقتًا طويلاً، وتلك العادات التي طورتها لإنجاز الأعمال أو المهام المتكررة التي التزمت بها. هل هناك أشياء تفعلها ولا تريد فعلها بعد الآن - وهل يمكنك تركها؟. يقول توماس إن هذا النوع من الوعي يساعدك على توضيح المجالات التي يجب معالجتها أثناء النظر في تكوين عادات جديدة وتوفير الوقت.

2 ـ اختر أداة تتبع رئيسية

تقول توماس: "بالنسبة لمعظم الناس، كل ما يتعين عليهم القيام به جهود مبعثرة". يمكنك استخدام مزيج من الذاكرة، ورسائل البريد الإلكتروني التي تم وضع علامة عليها ، والملاحظات والقصاصات الورقية، وحتى لوحة محو جافة - وهذا يعني أنك قد تقضي وقتًا غير ضروري في البحث عن ما عليك القيام به.

اختر أداة واحدة أو مكانًا واحدًا حيث يمكنك تتبع جميع مهامك والتزاماتك. يمنحك هذا البيانات التي تحتاجها لبدء إجراء التغييرات. إذا كنت مرتاحًا للتكنولوجيا، تقول توماس إن فائدة استخدام مديري المهام الرقمية مثل Todoist أو Basecamp أو Asana أو Microsoft ToDo هي أنه يمكنك أتمتة التذكيرات للمهام أو المواعيد المهمة.

3 ـ إنشاء "نموذج اليوم"

إذا كانت لديك عادات تعيق الإنتاجية، فاستخدم قوة العادة والأتمتة لإعادة توجيهها، كما تقول جيسيكا أبيل، مؤسسة Autonomous Creative ، وهي شركة تدريب أعمال إبداعية.

يتيح لك استخدام التقويم الرقمي إنشاء "قوالب" لأيامك - بمعنى آخر، أنماط المواعيد المتكررة - والتي يمكن أن ترشدك إلى التخطيط للعمل المركّز والاجتماعات والمهام الأخرى في أفضل الأوقات بالنسبة لك. تقول: "تعامل مع هذه الفترات الزمنية وكأنك قد حصلت أخيرًا على حجز عشاء في أهم مطعم في المدينة".

ترى أبيل أيضًا أنه إذا كان بإمكان الآخرين استخدام التقويم الخاص بك لجدولة الاجتماعات، فاحظر الأوقات عندما لا تكون متاحًا في تقويمك الأساسي. تقول: "بعد ذلك، يمكنك استخدام تطبيق جدولة للسماح للآخرين بإعداد الاجتماعات، ولكن وفقًا لشروطك فقط".

تضيف توماس أنه من الجيد تجميع المهام المتشابهة معًا، والتي يمكن أن تساعدك في إنجاز المزيد أفضل مما لو كنت تنتقل من مهمة إلى أخرى مختلفة تمامًا.

أثناء التخطيط، يقترح خبير الإنتاجية كريس بيلي، مؤلف كتاب "كيف تهدئ عقلك:  إيجاد التواجد والإنتاجية في أوقات القلق"، إنشاء إجراءات تساعدك على بدء يومك وإنهائه. يقول: "أعتقد أن أفضل الإجراءات التي تسمح لنا بدخول عالمنا أو الخروج منه هي التي تسمح لنا بأن نصبح أكثر تعمقًا في أيامنا هذه". "الصباح الهادئ،  يؤدي الصباح البطيء إلى أيام مدروسة." عندما تبني إجراءات هادفة ، فمن غير المرجح أن تنشغل 30 دقيقة على وسائل التواصل الاجتماعي دون أن تدرك ذلك، كما يقول.

4 ـ توقف عن عمل القوائم وابدأ في وضع الخطط

يمكن أن تكون القوائم أدوات مهمة لتتبع كل ما يجب القيام به، ولكن إذا أخذت قائمتك خطوة إلى الأمام وحولتها إلى خطة، يمكنك توفير الوقت لاحقًا، كما تقول إلين فاي، مدربة القيادة الإنتاجية ، مؤلفة كتاب "كيف تكون سلكيًا: عمل أفضل. حياة أفضل" ـ  خذ بضع دقائق وخطط ليومك، بما في ذلك أهم ثلاثة أشياء تحتاج إلى إنجازها.

بدلًا من إعداد قائمة البقالة، خطط لطعامك لهذا الأسبوع ، ثم استخلص قائمة مشترياتك من ذلك. بمجرد الانتهاء من خطتك، تكون قد وفرت وقت اتخاذ القرار وجهود التحضير لاحقًا.

5 ـ جرب تكديس العادات

لنفترض أن لديك عادة تناول فنجان من القهوة والتمرير عبر وسائل التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني في الدقائق الأولى من يومك. يمكن أن يرسلك ذلك إلى وضع رد الفعل، أو إخماد الضغوط لبضع ساعات أو التسبب في تشتيت الانتباه عما تحتاج حقًا لإنجازه ، كما يقول أبيل.

ولكن باستخدام تكديس العادات - تبني سلوكيات جديدة تتعلق بالعادات الحالية - يمكنك استخدام نفس الدافع القوي لتحسين كيفية إنجاز الأشياء.

تقول أبيل : "الصباح يتضمن بالفعل الكثير من العادات المحددة للغاية، مثل صنع القهوة. لذا ، قرر مسبقًا ما الذي سيحدث عندما تضع آخر فنجان قهوة لك، التزم بإغلاق جميع علامات تبويب المتصفح للتركيز على مشروعك الجديد أو القيام ببعض المهام الأساسية الأخرى التي تريد إكمالها في ذلك اليوم. عند إجراء تعديلات صغيرة مرتبطة بالعادات القوية القائمة، يمكنك إحداث تغيير سلوكي ذي مغزى".

6 ـ احتضان الأتمتة

ضمن نموذجك أو خطتك، قم بتضمين المهام المتكررة إما تجميعها أو تشغيلها تلقائيًا. على سبيل المثال، إذا كان لديك كومة من الفواتير المستحقة في الخامس عشر من الشهر، قم بإعداد الدفع التلقائي مع تذكير حتى تتمكن من ضمان وجود الأموال، كما تقترح توماس.

استخدم التذكيرات الآلية للمساعدة في الحفاظ على مهمتك. أنشئ قواعد لمساعدتك في فرز رسائل البريد الإلكتروني. (وإذا لم يفلح ذلك، فما عليك سوى إنشاء ملفات "عاجلة" و "احتفظ بها لوقت لاحق" و "رسائل إخبارية" ومؤشرات أخرى حتى تتمكن من فرزها، ثم تناولها حسب مستوى أولويتها عندما يكون لديك الوقت للقيام بذلك .)

يمكن أن تساعدك تطبيقات مثل Cal Friendly في حفظ عمليات النقل والإرسال المطلوبة لجدولة الاجتماعات ووسائل التواصل الاجتماعي أو منصات التسويق مثل Hootsuite و MailChimp وغيرها، والتي يمكن أن تساعدك في أتمتة النشر، أو إرسال الرسائل الإخبارية عبر البريد الإلكتروني.

يقول بيلي، "ابحث عن المهام ذات الأولوية المنخفضة لأتمتة وتفويض المهام. لكن لا تدع الإنتاجية تصبح لص البهجة. إذا كان هناك شيء ما تحب فعله حقًا - تخصيص جزء من الوقت لمسح البريد الوارد أو جدولة المواعيد الخاصة بك - ففكر فيما إذا كانت المقايضة تستحق العناء ، كما يقول.

توافق فاي وتقول. "فلسفتي هي النظام / الطريقة أولاً، الأداة في المرتبة الثانية. يسارع الكثير من الأشخاص إلى تنزيل التطبيق التالي أو شراء المخطط التالي ويشعرون بخيبة أمل. إذا لم يكن لديك نظام أو طريقة أو عملية جيدة، فلن تقوم أي أداة بإصلاح ذلك من أجلك"، وتضيف  "ما يصلح لشخص واحد قد لا يصلح للآخر".