القاهرة : الأمير كمال فرج.

يمكن للفرق البعيدة الاستفادة من التقويمات عبر الإنترنت مثل تقويم جوجل لإدارة وقتهم بشكل أفضل. ذا كانت هناك طريقة لإبقاء فريقك على المسار الصحيح وتحسين تركيزهم ، لماذا لا تجربها؟،

وجوجل كاليندر ‏إحدى الخدمات التي تقدمها جوجل وهو تطبيق ويب يساعد في تنظيم الوقت والمواعيد. تقوم هذه الخدمة بالتنسيق بين جهات الاتصال على جيميل والرزمانة وقد تم استخدام هذه الخدمة في قاعة دراسة جوجل، لتحديد أوقات انتهاء الواجبات وتواريخ الرحلات الميدانية.

كتبت آبي ميلر في تقرير نشرته مجلة Entrepreneur أن "الفرق البعيدة يمكها الاستفادة من التقويمات عبر الإنترنت مثل تقويم جوجل Google لإدارة وقتهم بشكل أفضل".

يحتوي تقويم جوجل على العديد من الميزات الرائعة التي يمكن للفرق البعيدة الاستفادة منها للبقاء منظمين، والتخطيط للمستقبل. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنه زيادة إنتاجية فريقك والمساعدة في التعاون.

عندما يمتلك فريقك البعيد الأدوات اللازمة للعمل بأكبر قدر ممكن من الكفاءة، ستلاحظ النتائج على الفور. يعد تقويم جوجل أحد أكثر التقاويم شيوعًا، ويمكن للفرق الوصول إليه حول العالم.

في هذا الدليل ، سنوضح لك عدة طرق يمكنك من خلالها تمكين فريقك باستخدام تقويم جوجل. يتضمن ذلك استخدام ميزات مثل خانات المواعيد لجدولة أفضل. يمكنك أيضًا إنشاء بحث متقدم لمساعدتك في تعقب أي حدث معين عند الطلب.

دعنا نتعمق ونستكشف كيف يمكن لتقويم جوجل أن يساعد فريقك البعيد على الازدهار. لتزدهر، يجب أن تكون الفرق البعيدة مجهزة بالأدوات المناسبة. بعد كل شيء، لن يكون العمل عن بُعد ممكنًا بدون التكنولوجيا المتوفرة لدينا اليوم.

حان الوقت للتوقف للحظة، والنظر في الأدوات التي أعطيتها لفرقك البعيدة حتى الآن. على سبيل المثال، هل لديهم أداة تخطيط موثوقة مثل تقويم جوجل؟، ما هي أدوات التعاون التي يستخدمونها بشكل متكرر؟، من خلال فهم احتياجاتهم، ستتمكن من مساعدتهم على المضي قدمًا.

في الأقسام أدناه، سنستكشف أفضل ميزات تقويم Google للعمل عن بُعد. ستتعلم كيف يمكن لكل من هذه الميزات أن تفيد فريقك وما هي أفضل حالات استخدامها. هيا نبدأ!.

1  ـ قم بإعداد خانات المواعيد

خانات المواعيد هي إحدى ميزات تقويم جوجل القوية التي تتيح لك حظر فترات معينة من المواعيد. بدلاً من إرسال شخص ما إليك دعوة للاجتماع وقبوله، فإن هذه الخانات الزمنية تجعل الأمور أسهل كثيرًا.

عند إنشاء خانات المواعيد في التقويم الخاص بك، تصبح هذه خانات زمنية "قابلة للحجز". سيتمكن أي شخص لديه حق الوصول إلى هذه الخانات الزمنية من حجز موعد لمقابلتك.

تم استخدام هذا من قبل الأساتذة الذين يتطلعون إلى إنشاء ساعات مكتبية قابلة للحجز لطلابهم. إنها طريقة رائعة للسماح للآخرين بمعرفة مدى تواجدك كل يوم، والسماح لهم باختيار الوقت.

تم إنشاء خانات المواعيد كطريقة لتقديم أقصى قدر من المرونة للفرق مع جداولها. بدلاً من أن يُطلب منك جدولة الأحداث حيثما "تبدو" مناسبة، فإنها توفر حلاً أفضل. يمكن لفريقك رؤية الكتل المحددة التي يمكنهم حجزها، واتخاذ الإجراءات، وحجزها، أو طلب تعديلات الوقت.

إذا لم يكن فريقك يستخدم خانات المواعيد حتى هذه اللحظة، فأخبرهم بوجودها. تمنحك ميزة تقويم جوجل الممتازة هذه قدرًا جيدًا من المرونة في الوقت.

2  ـ استخدم غرف اجتماعات التقويم

بينما يكتسب العمل عن بُعد شعبية، يزداد العمل الهجين أيضًا. يُعرَّف الموظف المختلط بأنه الشخص الذي يعمل عدة أيام في المكتب والباقي عن بُعد.

إذا كان فريقك بعيدًا فقط لجزء بسيط من الوقت، فقد يكون إعداد غرف اجتماعات التقويم أمرًا يستحق الإعداد. تتيح هذه الميزة في تقويم جوجل لمؤسستك إنشاء غرف اجتماعات وتصنيفها. يمكن بعد ذلك إضافة كل غرفة تقوم بإنشائها إلى أحداث التقويم والاجتماعات، ويتم عرضها لجميع المشاركين.

بناءً على من تدعوه إلى حدث أو اجتماع، سيساعدك تقويم جوجل في اختيار الغرفة التي تناسبك بشكل أفضل. تم تأسيس هذا على البيانات التي قدمتها حول كل عضو في فريقك.

3  ـ ابحث عن أي شيء باستخدام البحث المتقدم

تعمل وظيفة البحث المتقدم في تقويم جوجل على تسهيل العثور على أي حدث أو اجتماع. إذا لم تكن قد استخدمت ميزة البحث هذه من قبل، فيمكن الوصول إليها من العدسة المكبرة. بمجرد النقر فوق العدسة المكبرة، ستظهر قائمة منسدلة بخيارات متعددة.

بناءً على ما تحاول العثور عليه، أدخل معلمة البحث المناسبة وانتظر نتائجك. على سبيل المثال، حتى إذا كنت تحاول العثور على اجتماع منذ سنوات، إذا كان السجل لا يزال موجودًا، فيجب على تقويم جوجل العثور عليه.

هذه ميزة يجب أن يستخدمها فريقك البعيد باستمرار للعثور على الاتصالات السابقة بسرعة. نرى جهودًا مكررة يتم إكمالها بشكل متكرر إلى حد ما، مما يعني أن شخصًا ما قام بعمل إضافي. يمكنك توفير الوقت والمال مع فريقك البعيد عن طريق تعليمهم استخدام البحث المتقدم بفعالية.

4  ـ إشعارات عبر الإنترنت وغير متصل

عندما يعمل أعضاء الفريق عن بُعد، من الضروري معرفة وقت توفر زملائهم في العمل. أصبح هذا الأمر سهلاً بشكل ملحوظ مع تقويم جوجل ومجموعة أدوات جوجل.

عندما يكون أحد أعضاء مؤسستك متصلاً بالإنترنت، يتم عرضه على أنه متاح. يتيح ذلك لأعضاء الفريق الآخرين معرفة أنه يمكنهم أخيرًا التواصل وطرح سؤال.

عندما يكون شخص ما مشغولاً في اجتماع أو بعيدًا عن جهاز الكمبيوتر الخاص به، ستظهر الحالة المناسبة. إذا كنت تريد أن يكون فريقك البعيد فعالاً قدر الإمكان، فلا تنس تمكين الإشعارات عبر الإنترنت / بلا اتصال.

على الرغم من أن الأمر قد لا يبدو كبيرًا في البداية، إلا أن الفرق البعيدة قد تواجه صعوبة في التواصل بشكل فعال. إذا كنت قد جمعت فريقك البعيد مؤخرًا وبدأت في مواجهة المشكلات، فإن هذه الإشعارات تساعد في تسهيل الاتصال. لا توجد طريقة أسرع لتوفير الوقت والحصول على إجابات لأسئلتك على الفور من تحقيق أقصى استفادة من الإشعارات.

5 ـ تصغير مع عرض العام

سيتم تنفيذ معظم التخطيط على أساس يومي أو أسبوعي أو شهري، ولكن ليس على مدار عام كامل. هل سبق أن جلس فريقك وخطط لعام كامل في المستقبل، مما أدى إلى حظر الأحداث والأنشطة المهمة؟.

يتميز تقويم جوجل بعرض لمدة عام لأحداث التقويم، مما يساعدك على معرفة المكان الذي قضيت فيه وقتك أكثر من غيره. ستتمكن أيضًا من التطلع إلى الأمام، واتخاذ قرارات أفضل بناءً على كيفية تغير التوقعات في المستقبل. إذا اقترب موعد عطلة أو حدث مهم، فسيكون لديك كل ما تحتاجه للتخطيط لمثل هذه الأحداث مع الوقت الكافي.

يجب أن يفهم فريقك البعيد رؤية شركتك، والقيمة التي يقدمها العرض على مدار العام. تضمن جدولة الأحداث بهذه الطريقة عدم تفويت أي شيء، والتأكد من التخطيط لقضاء العطلات الرئيسية مسبقًا.

6 ـ أفكار ختامية

لقد مررنا بعدة طرق لاستخدام تقويم جوجل داخل فريق بعيد لتحقيق أقصى قدر من الفعالية. يتضمن ذلك إعداد خانات المواعيد، حيث يمكن لأي شخص مهتم تحديد موعد للقاء أو الدردشة.

ناقشنا استخدام غرف الاجتماعات المتاحة في تقويم جوجل للسهولة والبساطة. كانت الميزات الإضافية هي وظيفة البحث المتقدم، مما يتيح الإخطارات عبر الإنترنت وغير متصل، والتصغير لعرض عام.

بشكل عام ، يعد تقويم جوجل أداة ممتازة للفرق البعيدة للاستفادة منها لتحقيق أقصى قدر من الفعالية. يمكن أن يساعد العمال عن بعد على أن يصبحوا أكثر كفاءة، وأن يحسنوا الإنتاجية بشكل كبير على المدى الطويل.