القاهرة : الأمير كمال فرج.

قلب العام الماضي عالم العمل رأسا على عقب. لقد تعلمنا أن القوة العاملة عن بُعد ليست قابلة للحياة فحسب، بل إنها غالبًا أكثر كفاءة من بيئة المكتب. وإذا كان العمل عن بعد أكثر فاعلية من المكتب التقليدي الشخصي، فمن المنطقي أن ينطبق هذا المفهوم على الموظفين الداخليين والمقاولين الخارجيين على حد سواء.

كتبت شما حيدر في تقرير نشرته صحيفة forbes أن "المقاولين ـ وهم أي شخص ليس موظفًا تقليديًا في الشركة ـ  يمكنهم الآن تولي مجموعة متنوعة من الأدوار، من المساعدين الافتراضيين إلى الشركات الصغيرة وكل شيء بينهما".

بينما حاول العديد من رواد الأعمال توسيع نطاق أعمالهم وخفض التكاليف من خلال الاستعانة بمصادر خارجية مع مساعدين افتراضيين منخفضي التكلفة من البلدان النامية ، فإن آخرين لديهم قصص مذهلة حول كيفية تحويل أعمالهم بطريقة إيجابية.

روبرت نيكيل هو أحد رواد الأعمال هؤلاء. لقد استخدم منذ فترة طويلة موظفين بعقود ومساعدين افتراضيين لمساعدة أعماله. من خلال التجربة والخطأ وبمرور الوقت، وجد نظامًا يناسبه. استمر في الاختبار والتحسين حتى كان عمله يعمل كآلة مضبوطة بدقة.

أدى ذلك في النهاية إلى إنشاء وكالة مساعدة افتراضية ، Rocket Station ، التي يديرها اليوم ويعمل بها ما يقرب من 900 موظف.

يقول نيكيل "كنت أعرف أنه إذا كانت لدي هذه الحاجة ، فإن رواد الأعمال الآخرين فعلوا ذلك أيضًا. كنت أعلم أيضًا أنهم سيواجهون العديد من نفس التحديات التي واجهتها. بين هاتين المعلومتين ، حددت فرصة هائلة ، فولدت Rocket Station ".

هناك الكثير لنتعلمه حول الاستعانة بمصادر خارجية من رحلة نيكيل ، وإليك أربع خطوات للاستعانة بمصادر خارجية بنجاح :

1 ـ تحديد المهمة المراد تفويضها

يقول نيكيل "لكي تكون فعالاً قدر الإمكان في دورك، من الضروري إجراء تقييم صحيح للمهام الأساسية وغير الضرورية لإكمالها. يتم تكليفنا جميعًا بمهام معينة على مدار الأسبوع تعمل على بناء وصرف انتباهنا عما هو مهم. إن المفتاح هو تحديد المهام التي يمكنك أنت فقط إكمالها بشكل صحيح بحيث يمكنك التركيز عليها والاستعانة بمصادر خارجية للباقي".

بقدر ما قد ترغب في ذلك، لا يمكنك فعل كل شيء. يعرف القادة الجيدون كيفية التفويض، وفي كثير من الأحيان، يمكن ويجب الاستعانة بمصادر خارجية للمهام غير الأساسية.

2 ـ قم بتوثيق كل خطوة من خطوات عمليتك

أحد مفاتيح الاستعانة بمصادر خارجية ناجحة هو تسليم التوثيق الشامل لعملياتك. يقول نيكيل ، "غالبًا ما نأخذ معرفتنا وخبرتنا كأمر مسلم به، لذلك عندما نسلم المهام إلى شخص ليس لديه نفس المستوى من المعرفة والخبرة، فسوف يعاني أو يفشل. عندما يحدث ذلك ، فإن المسؤولية ليس عليه - بل عليك".

يجب توثيق عملياتك بشكل واضح، بحيث لا يزال بإمكان أي شخص لديه خبرة قليلة فهم هذه المهمة وتنفيذها. يمكنك استخدام أداة مجانية مثل Diagrams.net لإنشاء مخطط انسيابي للخطوات في المهمة، ويمكن حفظ المخططات التي تقوم بإنشائها مباشرة في أي من خدمات التخزين السحابية الرئيسية. أو يمكنك استخدام خدمة مثل Loom لإنشاء مقاطع فيديو لعمليتك. بهذه الطريقة، يتمتع فريقك دائمًا بإمكانية الوصول إلى أحدث الإصدارات من عملياتك.

3 ـ وظف مساعدين افتراضيين

يمكن للمساعدين الافتراضيين إحداث فرق كبير في كفاءة شركتك. لكن هل تريد الاستعانة بمصادر خارجية لمساعدين افتراضيين في الولايات المتحدة أو في الخارج؟ .

يقول نيكيل أن هناك إيجابيات وسلبيات لكل منها. يعتقد الكثير من الناس أن المساعدين الافتراضيين من الخارج قادرون فقط على أداء المهام الأساسية للغاية ، ولكن لا شيء أبعد عن الحقيقة. لديّ مساعد افتراضي VA يؤدي كل شيء بدءًا من المهام ذات المستوى المنخفض مثل إدارة البريد الوارد وصولاً إلى كتابة النسخ وتحريرها ومسك الدفاتر وتصميم الرسوم. يقول نيكيل إن المفتاح هو تعيين الشخص المناسب للوظيفة - وليس فقط أرخص شخص.

الجانب الإيجابي من الاستعانة بمصادر خارجية على الصعيد الدولي هو أنه ، بسبب انخفاض تكلفة المعيشة ، فإن تكلفة توظيفهم أقل بكثير - في كثير من الأحيان، أقل من ثلث التكلفة. بهذا المعدل ، غالبًا ما تكون قادرًا على الحصول على شخص لديه مجموعة رائعة من المهارات الوظيفية، وشهادة جامعية، وإتقان في اللغة الإنجليزية مقابل جزء بسيط من التكلفة.

يمكنك أيضًا توفير بعض المال عن طريق تعيين مساعدين افتراضيين بنفسك، ولكن العمل مع وكالة يمكن أن يوفر لك الكثير من الوقت والإحباط.

4 ـ تتبع وقياس أدائك

ما يتم قياسه يتحسن. لكن كيف تعرف أنك تقيس الأشياء الصحيحة؟،  أوضح نيكيل أن "الحصول على مؤشرات الأداء الرئيسية بشكل صحيح أمر بالغ الأهمية. عليك التأكد من أن مؤشرات الأداء الرئيسية تشجع نوع الأنشطة التي تدفع شركتك نحو أهدافك بدلاً من مجرد إبقاء فريقك مشغولاً".

اسأل نفسك عن المقاييس التي ستحدث فرقًا في أداء شركتك، وقم بقياسها باستمرار بمرور الوقت. أن تصبح طالبًا لبيانات شركتك لن يؤدي إلا إلى فهم أفضل لما ينجح وما لا ينجح.