القاهرة : الأمير كمال فرج.

غالبًا ما يأتي فتح تقويم عملك صباح يوم الإثنين بإحساس حقيقي جدًا بالرهبة. أنت تحدق وتتنهد في المربعات الملونة التي تقتنص ساعات وقتك على مدار اليوم ، وتؤكد الفواصل الزمنية المحرجة بين المربعات أنه سيكون من الصعب إنجاز أي عمل حقيقي. الشيء الأكثر إحباطا؟ معظم هذه الاجتماعات ليست ضرورية.

ذكر تقرير نشرته مجلة Fortune أن "الاجتماعات غير المجدية هي أكثر من كونها باهظة الثمن، فهي طريقة سريعة لتقويض إنتاجية الفريق. أظهرت الأبحاث في مختلف المجالات أن الأمر يستغرق 25 دقيقة لإعادة تركيزك إلى المهمة الأصلية بعد انقطاع كبير. تزيد الاجتماعات أيضًا من احتمالية ارتكاب الأشخاص لأخطاء أثناء المهمة ، لأنهم يفوتون أو يكررون المكونات المهمة. وفي أحد الاستطلاعات ، قال 65٪ من العمال إن الاجتماعات تمنعهم من إكمال عملهم".

ومما يعقد المشكلة حقيقة أن المديرين والموظفين لا يميلون إلى العمل وفقًا للجداول الزمنية نفسها. في الهندسة ، على سبيل المثال ، يخطط الكتاب والمطورون عادةً لأعباء عملهم في وحدات نصف يوم ، بينما يعمل المديرون في ساعات - لذلك هناك اختلال متأصل عندما يتعلق الأمر بالاجتماعات.

مع الحاجة الحالية لسد المسافة المادية بين الفرق، فإن المديرين معرضون لخطر استخدام اجتماعات مفرطة للاطمئنان إلى فعالية التواصل. ومع ذلك ، في الوقت نفسه، أصبحت الاجتماعات مرهقة أكثر من أي وقت مضى، حيث يحتاج ملايين الموظفين الذين لديهم مسؤوليات تقديم الرعاية إلى جداول زمنية مرنة على مدار اليوم (والليل).

الآن بعد تأثير جائحة 19-COVID، يمكننا التخفيف من العادات المرهقة الدائمة، يجب أن نغتنم هذه كفرصة للتخلص من الأوقات الضائعة، من خلال الاعتماد بشكل أقل على الاجتماعات والمزيد على البيانات.

تتميز البيانات بأنها غير متحيزة ودقيقة وذات نظرة ثاقبة بطريقة لا يمكن للبشر أن يكونوا عليها (خاصة بعد الاجتماع الخامس في اليوم). يمكن أن يساعد المديرين على فهم كيفية عمل الفرق بشكل أفضل، وكيف تتقدم المشاريع؟، وحتى كيف يشعر الموظفون؟ ، مما يعزز الثقة الشاملة وجودة العمل. بالنسبة للعديد من الشركات، تعد البيانات العامل الحاسم في التخلص أخيرًا من الاجتماعات غير المجدية. إليك 4 أسباب تحتم ذلك :

1 ـ توفر التحليلات المستندة إلى البيانات رؤى أكبر :

لا تعكس الاجتماعات واقعا دقيقًا للعمل الذي يتم إنجازه. يمكن للموظفين فقط تقديم قياس شخصي لتقدمهم، وهم عادةً ما يقللون أو يبالغون في تقدير أدائهم. نحن بشر فقط. يمكن أن ترسل أنواع الشخصيات المختلفة أيضًا رسائل مضللة: قد يكون الشخص الذي يبدو غير متفاعل أو غير مهتم في الواقع أحد أكثر موظفيك إنتاجية.

ثم هناك خطر أن تكون الاجتماعات مجرد معاملات، حيث يقوم أعضاء الفريق بالطيار الآلي لتحديثاتهم (ويكررون العمل الذي تم إنجازه بالفعل بواسطة أدوات إدارة المشروع) ، أو يخبرون المديرين ببساطة بما يريدون سماعه.

لقد وصلنا إلى مستوى من التقدم التكنولوجي تكون فيه البيانات هي الحل لأي عمل، سواء كانت الشركة تقنية أم لا. تعطي البيانات نظرة أكثر تعمقًا على إنتاجية الموظفين، وتخبرك بموضوعية بما تحتاج إلى معرفته حول تقدمهم وجودتهم ومخرجاتهم.

تتكامل الأنظمة الأساسية التحليلية مثل ActivTrak و Timely و ZeroedIn مع مجموعة واسعة من أدوات إدارة المشاريع الخاصة بالفرق، وقاعدة التعليمات البرمجية، والمزيد لتوثيق أداء الموظف في الوقت الفعلي، ولأتمتة إعداد التقارير بدلاً من الاعتماد على المعلومات المشتركة في الاجتماعات.

يمكن للمديرين اللجوء إلى البيانات المتعلقة بمقاييس الأولوية (على سبيل المثال ، عدد المهام المكتملة أو المشاريع المنتهية في حدود الميزانية) لمراجعة إنتاجية الفريق أو الفرد دون مقاطعة سير عمل الموظفين.

تولد هذه البيانات ملاحظات فورية أكثر، في أي وقت من اليوم، دون أن يضطر المديرون إلى انتظار اجتماعات اللحاق بالركب لمعرفة مكان تواجد الجميع. كما أنه يضمن مستوى من الاتساق عبر الفرق البعيدة، لأن البيانات أكثر توحيدًا، وهناك فرصة أقل للخطأ البشري عند الإبلاغ.

 2 ـ تبسيط الاتصال :

الاجتماعات وسيلة مبالغ فيها لتحقيق الاتصال ،لا تتناسب مع العصر الجديد، لذلك يجب إعادة اختراع طريقة تواصلك داخل شركتك. سيكون لدى معظم المديرين رغبات متشابهة: يجب أن تكون التفاعلات دائمًا جديدة وجذابة وموجزة وبسيطة ، ويجب أن يكون هناك وقت للأشخاص لإجراء محادثات ودية غير رسمية.

بمعنى آخر ، تريد تبسيط الاتصال الداخلي ، مما يعني تكثيف المعلومات الضرورية وتقديمها بالضبط حيث يجب أن تكون ، لا أكثر ولا أقل.

يبدأ تقليل عدد الاجتماعات بالاقتصاد في التعامل مع الأشخاص الذين تضمهم عملياتك. من الجيد أن ينضم المتدربون إلى الاجتماعات ليعرفوا أكثر عن الوظيفة، لكن ضع في اعتبارك أن الأستاذ في جامعة ستانفورد روبرت آي ساتون يقول إن الاجتماعات تكون أكثر إنتاجية عندما يحضر فقط سبعة أشخاص (زائد أو ناقص اثنين). كن حذرًا أيضًا من أن المواقف اليومية والمواجهات الفردية يمكن أن تتسبب بسرعة في اضطراب لجميع المعنيين، خاصةً إذا كان سرد هذه الاجتماعات لا يعتمد على البيانات.

كن منضبطًا في الاجتماعات التي تعقدها. أرسل جدول أعمال موجزًا ​​مسبقًا يوضح الموضوعات التي سيتم تغطيتها. قم بتقليص قائمة الحضور إلى الحد الأدنى. اجعل الأشخاص الذين لا يقومون بالتقديم بردود مدتها دقيقتان. قم بتعيين شخص ما ككاتب لتدوين الملاحظات، أو إنشاء مستند في الاجتماع ليتعاون الأشخاص عليه.

خارج الاجتماعات، يمكن تطبيق هذه الممارسات في مجالات الاتصال الأخرى. إذا كانت شركتك تستخدم تطبيق سلاك Slack ، على سبيل المثال، فيمكن تقليل عدد القنوات، أو تقديم معلمات الوقت عندما يمكن للأشخاص إرسال الرسائل. لماذا لا تستبدل بعض جلسات التعليقات الفردية باستطلاعات عبر الإنترنت، أو مقاطع فيديو مسجلة ذاتيًا مدتها دقيقة واحدة؟، قد يسمح هذا للموظفين بالتعبير عن مشاعرهم بحرية أكبر مما يفعلون شخصيًا.

3 ـ بناء الثقة مع زملاء العمل

يريد الناس أن يشعروا بأن لديهم استقلالية في العمل، وقد تمنحهم عمليات تسجيل الوصول المفرطة انطباعًا بأنهم تحت المراقبة. لكن الفرق التي تُمنح مزيدًا من الحرية ستكون بدورها أقل اعتمادًا على قيادتها ، مما يمنحها مساحة لتطوير إبداعها وتطوير مهارات حل المشكلات.

النقطة المهمة هنا هي أن المديرين يحتاجون إلى قفزة في الثقة. اسأل نفسك بصدق: أين يمكنك أن تكون أقل تدريبًا عندما يتعلق الأمر بالمخرجات؟ إذا كنت تكافح لمنح موظفين معينين المزيد من الاستقلالية ، فلماذا ذلك؟ قد تكون الاجتماعات علامة حمراء على وجود خطأ ما في علاقتك مع موظفيك ، أو أن عملهم ليس على ما يرام.

بدلاً من التراجع عن الاجتماعات، تحقق مما إذا كانت هذه فرصة فعلاً لمنح موظفيك المزيد من الفرص التعليمية. باستخدام بيانات الأداء، يمكنك بسهولة تحديد الأشخاص الذين يحتاجون إلى المساعدة في أي المجالات، وتقديم المواد التدريبية المناسبة لهم. باستخدام هذه البيانات، لا يتعين على الموظفين الشعور بالخجل بشأن طلب دعم إضافي، ويمكن للمديرين تعزيز علاقة غير رسمية أوثق مع الفريق.

4 ـ تخصيص الوقت لرفاهية الموظفين

مع قول 41٪ من البالغين الأمريكيين إنهم يعانون من مشاكل الصحة النفسية بسبب فيروس كورونا ، يحتاج المديرون إلى القيام بدور أكثر نشاطًا في رفاهية الموظفين. ومع ذلك ، لا يمكنهم فعل ذلك عند قضاء وقت غير متناسب في الاجتماعات.

يساعد التواصل المبسط في المقام الأول عن طريق تقليل القلق أو التوتر المرتبط بالعديد من الاجتماعات. ثانيًا ، يمنح المدراء الوقت للخوض في البيانات المتعلقة بأداء الموظف والإبلاغ عن أي علامات تدل على أن الموظف ليس على ما يرام، أو يتكدس ساعات طويلة، أو يكافح للحفاظ على مستويات إنتاجيته.

رداً على ذلك، يمكن للمديرين وضع خطة عمل واعية وتحديد متى يلزم تسجيل وصول شخصي. وهذا يعني أيضًا أنه يمكنهم الوصول إلى اجتماع بالصورة الكاملة لأداء الموظف - حيث يكونون في أقوى حالاتهم، وحيث يكونون متخلفين، وهو ما يمثل نقطة انطلاق قوية للتواصل مع الأشخاص حقًا.

لطالما اعتبرت الاجتماعات شرًا لابد منه في العمل. مع انتقال الفرق إلى أماكن بعيدة تمامًا، من المغري التعويض عن المسافة مع المزيد من الاجتماعات. لكن الشركات التي تختار التحليلات المستندة إلى البيانات ستكون أفضل استعدادًا للتعامل مع التغيير وتحسين العمليات على المدى الطويل. اغتنم طريقة العمل الجديدة لتعطيل طريقتك التقليدية في القيام بالأشياء ، ولتعزيز الإبداع والثقة والدعم بين القوى العاملة لديك.