القاهرة : الأمير كمال فرج.

غالبا ما يكون بريدك الإلكتروني ممتليء، فما هي الرسائل التي يجب الحفاظ عليها، وما الذي يحظى بالأولوية؟ ، وما الذي يجب حذفه؟، وكيف تقوم بذلك دون طغيان على ساعات العمل؟.

كشف جراهام ألكوت ، مؤلف كتاب "كيف تكون نينجا إنتاجية" في تقرير نشرته صحيفة  the Guardian  عدة طرق لإدارة البريد الإلكتروني ، أولها الضغط على زر Delete   للتخلص من كل الرسائل، والبدء من جديد".

1ـ  إجعل صندوق الوارد "صفر" :

هذا ليس مستحيلًا، وفقًا لجراهام ألكوت ، مؤلف كتاب "كيف تكون نينجا إنتاجية" ، الذي يدير ورش عمل حول إبقاء البريد الوارد فارغًا.  يقول : "أرح نفسك باستخدام زر الحذف" ، ثم اضبط صندوق إعادة التدوير الخاص بك على عدم الحذف النهائي بانتظام، بحيث إذا قمت بحذف الأشياء بطريق الخطأ ، يمكنك استعادتها بسهولة".

يقول ألكوت  "يجب أن يكون الهدف هو إدارة انتباهك، وليس رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ،  لذلك فإن الجزء الأساسي من نظام" صندوق الوارد" هو القيام بكل ما يتطلبه الأمر لتوجيه انتباهك إلى أهم الأشياء والوفاء بها". "إذا كان هذا يعني أن بعض الأشياء الأصغر ستسقط، فليكن الأمر كذلك. مهمتك هي عدم القيام بالبريد الإلكتروني بشكل جيد ، بل استخدام البريد الإلكتروني للقيام بعملك بشكل جيد. "


2ـ لا تبدأ يومك بالبريد الإلكتروني :

يقول ألكوت : "البريد الإلكتروني ليس قائمة مهامك". إذا بدأت ساعات العمل بالتحقق من صندوق الوارد الخاص بك ، من المرجح أن تكون عبداً لهذا اليوم". يوصي ألكوت أولاً بالقيام ببعض "التفكير الجيد" حول أولويات اليوم ، وتخطيط لليوم حول هذه الأولويات قبل الغرق في رسائل البريد الإلكتروني.

3ـ ضبط إعدادات البريد الإلكتروني الفعالة :

هل يجب الرد على الرسائل في كل وقت؟ ، وهل نحن بحاجة إلى الرد على الكل؟ ، يوصي ألكوت بعقد اجتماع لفريق مدته 15 دقيقة للاتفاق على القواعد.

تبحث لينا سيغل، منسقة المشروع في المنتدى الوطني للصحة والرفاهية في العمل، عن "تأثيرات ثقافة البريد الإلكتروني" للحصول على درجة الدكتوراه في جامعة مانشستر، ووجدت سيغل أن الرد بلا داع على الجميع "هو مصدر خاص للإحباط". قل في البداية: "هذا حسن، ولا تقل شكراً لك أو موافق". تقول الباحثة: "هذا قد لا يجبر الناس على الرد دون داع".

4ـ تجنب البريد الإلكتروني خارج ساعات العمل:

تقول سيغل: "تظهر الأبحاث أن التوقعات بالبقاء على اتصال بالعمل ربما تكون واحدة من أكبر الضغوطات". إذا كنت تستطيع ، إحتفظ بهاتف عمل منفصل ، "لذلك لا تنقل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل مباشرة على هاتفك الخاص ، مما يسهل قطع الاتصال".

يمكن أن تساعد الدردشة الصريحة مع مديرك حول ما إذا كانوا يريدونك أن تكون على البريد الإلكتروني عندما لا تكون في العمل ، ولكن المسؤولية تقع على المدراء لوضع ممارسات بريد إلكتروني صحية لفرقهم.

 إذا كنت تعمل ساعات مرنة ، قم بتضمينها في توقيع بريدك الإلكتروني حتى يعرف الآخرون متى يتوقعون وصولك إلى رسائلهم. وأخيرا تقول الباحثة "لا تفحص رسائلك الإلكترونية في السرير".

5ـ استخدام وسائل الاتصال الأخرى :

الشكوى الشائعة التي تسمعها سيغل هي أن الناس يشعرون بالقلق من "التحديق على الكمبيوتر طوال اليوم والتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني ، وغالبًا ما يجيبون على أسئلة بسيطة حقًا يمكن معالجتها من خلال مكالمة هاتفية سريعة، أو عبر السير عبر المكتب".

تقول إن "التواصل بشكل أكثر مباشرة لن يقلل فقط من حركة البريد الإلكتروني، ولكن يمكن أن يشجع المزيد من الروابط الاجتماعية، ويمنع الناس من الاختباء وراء شاشاتهم".